档案工作心得体会
档案如山,由千百年历史的尘埃堆积而成。档案如海,汇集着大千世界的千姿百态。档案是一部历史巨著,记载着无数的人文故事,档案是一条纽带,连接着过去、现在与未来。
我是一名档案局工作人员,负责所有与档案有关的工作,是和档案接触最为亲密的人。当刚刚大学毕业之时,听说是做管理档案的工作,心里有个一千个一万个不愿意,在骨子中深深的觉得,档案应该带着酒瓶底研究的老学究,做千篇一律,重复枯燥的工作。成天与没有生命的档案泡在一块,简直就是无聊的代名词。
但是当我真正接触到了档案管理工作,才了解到了它的博大与有趣。也深深了解到了,作为一名档案员的重要职责。
可能很多人都觉得,档案不就是一堆堆陈旧的废纸,落满厚厚的灰尘,也许几年都没人翻动一下。起初我也是这么认为的,天天泡在枯燥的中,觉得十分困苦。每日工作都无精打采,觉得可有可无,并不上心。父亲早就看出来我无精打采的工作状态,问我是否觉得工作很无趣。
我苦笑着,叹着气说:“我的青春,不去努力不去奋斗不去做想做的事,难道就浪费在无休止的档案中了?”本以为父亲会生气我如此说,但父亲微笑着说,那好吧,我们来做个实验,家里的热水器最近几天有点问题,你想办法调试下吧。我满怀信心去调试太阳能热水器,这不是小意思么,可弄的满头大汗,仍然没调好,最好无奈投降了。这时父亲神奇的拿出一份有些陈旧的热水器说明书。“看看它,再调吧”。我仔细读了一遍,很快就调好了热水器。我兴奋的去给父亲邀功,父亲说,你知道手里拿的是什么?我一愣,就是说明书啊。父亲说:“这个就是家庭的档案。它在时,你不在意它的珍贵,没它时,急需它时,才知道它的重要。其实每个母亲都是一个完美的档案员,她保留着各种电器的说明书,保留着各种有用的杂乱零件,保留我们的各种证书、文件,还有你从小到大的相片。你上学到现在的书籍、资料,这些都是我们的档案,记载的我们的美好回忆,时刻为我们提供着方便,谁还说档案是枯燥无用的,世界上就没有垃圾,只有没放对位置的财富”。我咬着嘴唇点着头,心里有很大的触动,一个平凡工作里蕴含着不平凡,简单的档案蕴含着不简单。小到一个家庭,大到一个国家,时刻都需要档案,记录着,保存着我们的所必须的记忆与情感。我开始重视起这份工作,开始重视起那一份份档案,如此渺小,却又如此重要。
孟夫子云:“天之降大任与斯人也”,是上天赐予你的职责,范仲淹的先天下之忧而忧,是人民对你的期望,顾炎武的“天下兴亡匹夫有责”是国家给予你的使命。但上天是不会眷顾没有准备的人的。一个档案员如何承担起他的责任,又需要哪些素质呢。
作为一个小小的档案员,我不必承担治国平天下的重任,但管理好每一份档案,责任不小,难度也同样不小。烟草局的档案虽然不多,但也算纷繁复杂,刚刚接手时候,如同面对一团乱麻,不知从何下手,多年的档案堆积如山,经常做了很多工作,但最后还是没有明显效果。我的信心在一点点被摧毁,意志也一点点被消磨。每天忙得焦头烂额,却还是找不到门道。
于是我自己制定了工作的方法,第一:我加强自己的耐心,每天都抽出固定时间对档案进行熟悉整理,大致了解每一份档案的基本信息,刚开始很多,根本记不住,但多次重复记忆,慢慢的将这些档案了熟于心。第二:加强自己的细心,仔细核对页码、日期、签字、信息等是否正确,即使修改档案册中的错误,做到想找那个档案可以准确无误的找到,不做重复劳动无用功。第三:改掉拖延症,对刚入手的档案做到随时接收随时录入,第一时间完成档案的装订、整理、复印、存档,不再堆积工作然后突击解决。
慢慢的手头的工作越来越少,档案整理月越来越游刃有余。其他同事借阅档案时能准确、快速找到。借阅完后,我也可以迅速将档案归位。减少了同事的找档案的时间,提高了工作效率。作为一名档案员,她的职责就是管理好档案,方便大家查找、借阅。如何能圆满的完成,就是靠耐心、细心和恒心。
我是一名小小的档案员,每天的工作平凡,没什么波澜,工作也不那么起眼,但我仍然快乐的工作着,整理好每一份档案,与人方便自己方便。在平凡的岗位上做出不平凡的事,书写出更多的故事。
《建设工程档案管理》工作心得
【建设工程档案管理的意义】
建设工程文件是反映建设工程质量和工作状态的依据,是对建设工程质量评定的依据,是投资单位在日后使用中,维修、扩建、改造的重要档案资料。
依据《建设工程项目管理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》、《建设工程文件归档整理规范》,建设工程档案的归档是工程验收的重要内容之一。是建筑工程竣工后,产权初始登记的前置必须程序。是城建档案的重要组成部分。为此,其也是建筑工程最终所有成果的法定体现形式。
【建设工程文件的分类】
建设工程文件按照不同阶段和参与人工作内容,一般分为四个部分:工程准备阶段文档资料、监理文档资料、施工阶段文档资料、工程竣工文档资料。
【施工文件档案管理的内容】
施工文件档案管理的内容主要有:工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工质量验收资料、竣工图纸。
工程施工技术管理资料包括:图纸会审记录;工程开工报告;技术、安全交底记录文件;施工组织设计(项目管理规划)文件;施工日志记录文件;设计变更文件;工程洽商记录文件;工程测量记录文件;施工记录文件;工程质量事故记录文件;程竣工文件。
工程质量控制资料包括:原材料、构配件、成品、半成品和设备的出厂合格证及进场检验、试验报告;施工试验记录和见证检测报告;隐蔽工程验收记录文件;交接检查记录。
工程施工质量验收资料包括:施工现场质量管理检查记录;单位(子单位)工程质量竣工验收记录;分部(子分部)工程质量验收记录文件;分项工程质量验收记录文件;检验批质量验收记录文件。
竣工图纸:竣工图纸是指工程竣工验收后,建筑工程最终结果的图样。竣工图应该完整、准确、清晰、规范、真是滴反应项目竣工验收时的实际情况。竣工图图幅应按照《技术制图复制图的折叠方法》(GB\T10609.3-89)要求统一折叠。
【施工文件的立卷和归档】
施工文件必须按照《建设工程文件归档整理规范》的要求进行编目,案卷的立卷和编目具体内容均在规范中有详尽的要求。
向建设档案馆和建设管理行政部门归档的内容和归档文件的内容和装订要求,均在《建设工程文件归档整理规范》中予以规定,由于对归档工作的严格性,在档案馆旁有专门从事建设工程档案归档的中介机构。
在建设工程的项目管理过程中,熟悉最终的文件内容和归档要求。使管理工作具备了最终文件的外在形式要求。从而,是管理的内容不但具有内涵,同时满足外在要求,是管理工作落地。
企业档案知识服务是指企业档案部门将档案利用服务的着眼点从为用户提供初级的档案转移到为用户提供高级的知识,以满足用户的知识需求,帮助用户解决问题的创造性智力活动。它对是传统档案服务的超越与提升,是未来企业档案工作发展的必然趋势。
一、实施企业档案知识服务的必要性
(一)是顺应时代发展潮流的需要
当今世界,最重要的社会经济背景和时代发展潮流之一是知识经济的兴起。根据联合国经济合作与发展组织(oecd)的研究,目前oecd主要成员国gdp增长的50%以上是由知识经济的发展带来的。[1]近年来,我国it产业、信息服务业、创意文化产业等知识经济产业也在飞速发展。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代,“知识已经成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态,必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。知识管理强调通过知识应用、知识创新,充分发挥知识在经济生活中的作用,顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求,因而成为知识经济时代的管理范式,成为21世纪管理的必然趋势。目前,中国88%的企业认为有必要实施知识管理战略,而且越来越多的公司已经实施知识管理。[3]实施知识管理就要求企业内部包括档案部门在内的各种文献部门,通过知识服务满足企业各项业务活动对知识的需求,充分实现知识的价值。
(二)是应对市场竞争压力的需要
当前,经济全球化使企业之间的竞争进一步加剧。在市场竞争白热化的环境下,企业为了提升自身的核心竞争力,必须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节,如生产管理、研究与开发(r&d)、市场营销等,以及少数关键的管理领域,如财务管理、人力资源管理等;而尽量精简不重要的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史,而忽视创造现实价值,不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献;而且还需要投入不菲的人力、物力和财力,自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司(documentorganization)主席、纽约大学兼职教授玛西?g?高德斯坦(marcyg.goldstein)早在1997年就指出:“今天,没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目,更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”[4]于是,近年来,国内许多企业纷纷开始大幅地裁减档案机构和人员。例如,中国铁路物资总公司有专职档案人员38人,到仅剩下兼职档案人员12人。[5]鞍山钢铁集团公司以前最多时曾设置了246个档案机构,配备了589名档案人员,现在全公司专职档案人员仅剩91人。[6]笔者的调研也表明,近年来国有企业档案人员被裁员幅度为25%以上。[7]
而企业档案部门应对被裁员威胁的正确策略就是实施知识服务。通过知识服务满足企业对知识的需求,支持企业的业务发展,为企业直接创造价值,从而使公司领导层意识到保留档案部门的必要性。正如加拿大档案学者高德·拉伯楚克(gordrabchuk)所言:“与所有精明的商业部门十分类似的是,企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素:(1)所提供的服务或产品确实有需求;(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[8]国外一些企业档案部门已经在这一方面作出了成功的探索。例如,在广州召开的企业档案工作国际研讨会上,法国圣戈班集团档案馆馆长笛迭·邦杜说:“企业档案部门第一和首要任务,是为企业日常运营和处理现实问题服务,对历史的贡献则是额外的收益,因此目前圣戈班集团档案馆是作为企业一个盈利和服务中心来运营。”[9]
(三)是解决当前企业档案工作问题的需要
近年来,我国企业档案部门将主要的工作精力放在档案信息化建设上。相当一大批企业建立了档案信息管理系统,推出了数字档案馆。但是,档案信息化建设实际效果如何呢?下一步该怎样发展呢?
湖南某企业档案馆投入巨资采购档案信息管理软件,添置大量的仪器设备。笔者问该馆工作人员为什么要进行档案信息化建设。他们的回答竟然是:“我们看别的单位都在搞信息化,我们也跟着搞呗。”我说:“档案信息化建设的最终目的在于,如何利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。”他们这才恍然大悟。工作缺乏目的性,其实际效果可想而自知。南方某家大型医院信息中心,已经存储了超过5gb的电子病历档案,每天还有来自各医疗科室数以千计的电子病历档案。这些电子病历档案如果被充分利用,可以提高诊断水平与治疗效果、开发新的药物,利于医患双方。但是非常可惜的是,这些已经良好归类、可靠存储的医疗信息竟然无人问津。[10]重建设轻 利用,这是一种重要的资源浪费。广东某通讯公司档案馆馆长对笔者说:“档案系统也上了,达标升级也实现了,下一步我们该做什么?”他们面临着未来之路在何方的困惑。
解决上述问题的答案在于实施知识服务。通过知识服务,使人们认识到档案信息化建设的目的在于更好地提供知识服务,满足企业在生产、经营和管理活动中对知识的需求;通过知识服务,真正发挥档案的作用,充分实现知识的价值,提高档案信息化建设的实际效果。通知知识服务,指明未来档案工作的发展之路:实现以知识管理为导向的档案管理,从传统档案服务向知识服务过渡。
二、企业档案知识服务的理论依据
(一)知识管理
知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新,以实现知识的价值,提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源,知识管理根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新等,知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式,知识管理必然为包括档案管理在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。
知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值:企业档案作为一种重要的知识载体,应该是企业重要的战略资源,而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”;应该是企业展望未来的窗口,而不仅仅是回顾过去的镜子。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的:企业档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管,而更应该重视档案的开发和利用;档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务,而必须融入企业的核心活动,为企业创造价值、实现利润最大化服务,为提升企业核心竞争力服务。知识管理的基本内容可以促使人们重新思考企业档案管理的基本内容:企业档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法:企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式,而采用先进的信息技术。
在档案管理诸环节工作中,档案利用服务尤其需要以知识管理思想理念为指导,借助知识管理技术方法进行创新,实现从传统档案服务向知识服务的过渡。
(二)档案后保管范式
自从1996年加拿大著名档案学家特里?库克(terrycook)在北京第十三届国际档案大会上,首次比较系统地阐述“档案后保管范式”(apost-custodialparadigmforarchives)以来,档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应,体现了新形势下档案管理发展的内在规律,反映了档案管理演进的必然趋势。
档案后保管范式的提出有两个直接的原因:一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件,使得文件造极易流逝,难以捕获,造成有用信息流失;基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察,以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件,以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长,造成“文件雪崩”;而且与此同时,文件的质量大幅下降,少数有用文件被大量无用文件埋沉,形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率,增加了人们获取知识的难度。所以必须强化文件鉴定,剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容,如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢?结果,人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”,传统的档案保管范式受到巨大的挑战。[11]
档案后保管范式由三项基本内容组成(实质上是三个应对上述难题的策略):一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者,往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景,即文件是由谁,在什么条件下,运用哪些数据,为了什么目的,采用了何种结构形成的等方面的情况。”[12]新来源观促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前,提前控制和全过程控制文件的运转,确保文件被有效捕获与控制,而不会流逝;促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准,要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容,然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定,从而极大地提高鉴定工作的效率与质量,大量地剔除了没有价值或价值很低的文件,减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中,档案管理人员忠实地保管着档案,被动地为用户提供档案,而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识,创造价值的这个过程中,档案管理者只做出了极少的贡献,因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色,而成为概念、知识的提供者”,“把着眼点从信息转移到知识上(探寻、传播、理解),从建立数据库到建立知识库上”,“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样,档案人员真正满足了用户的信息、知识需求,为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献,因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。[13]
虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发,为解决档案专业自身的问题而提出来的。但是,它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件,防止信息流失,追溯和考察文件的背景因素,挖掘文件深层的、隐含的信息和知识,从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量,剔除没有价值或价值很低的文件,提高人们检索、利用所需文件的效率,增强人们获取、吸收信息和知识的能力,从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务,指引用户从文件中获取所需的信息、知识(甚至智慧),从而应用知识、创造价值。由此可见,新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务,新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的,体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在。[14]
三、企业档案知识服务的实践方法
(一)服务理念从以档案机构为中心转变为以用户为中心
过去,档案部门以自身为中心来开展档案服务,工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松,而较少考虑用户的真实需求和切实感受。实现知识服务,档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象,去收集、整理、保管档案和提供档案服务;而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则,重新审视档案管理的全过程。
例如,在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中,档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时,需要首先选择档案类别,然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分,与其实体档案整理体系是相一致的,十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是,后来档案馆听到不少用户的抱怨:“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’,我只想找到我要的档案!”“我想找的那份材料,到底属于哪一类别啊?”该公司档案馆馆长聂伟先生对笔者说:出现这种情况,主要是我们档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式,想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上,用户并不关心也无须关心这些概念的涵义,他们只在乎如何才能最简便、最快速地找到自己所需的信息、知识,他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底,用户出现困惑,就是没有我们树立“以用户为中心”的服务理念。
“以用户为中心”就要求企业档案人员“处处”、“时时”为用户着想,从档案的收集、整理、鉴定到利用的全过程为用户着想。以档案收集为例,档案部门在确定的文件归档范围应该思考:是否收集到用户所需要的全部文件材料吗?是否还有某些用户需要的文件材料被排除在归档范围之外?例如,北京某公司的一名技术员说:“我们公司的档案人员就像古代皇帝身边的史官,把公司领导的一言一行都记录下来。领导昨天到哪里视察啦,今天做什么重要讲话啦,都存留下了照片、讲话稿。但是这些东西对于像我这样的普通员工来说根本没用,不能解决实际问题。我最需要是那些经验丰富的老专家、老员工撰写的材料,看看他们做的项目建议书,我就知道如何撰写项目建议书,看看他们写的经验总结,我就知道应该避免犯哪些错误。可是这些东西往往在档案室里找不到。”造成这一现象的原因恐怕与我们档案部门传统上缺乏为普通用户着想的意识不无关系吧。
(二)服务目的从为用户提供档案转变为为用户提供知识
传统档案服务的目的是为用户提供档案,提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识,提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。
例如,在上海江南造船厂,员工到档案馆查阅、复制档案,档案馆提供的是低级的档案服务。档案馆进行档案编研,将编研成果发送到员工手中,档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现,本单位在历史上创造了三十多项中国第一,如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[15]这一发现被企业广泛、多次应用于对外的宣传广告公关和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。
要实现从提供档案向提供知识的过渡,要求档案部门加强对档案的编辑与研究,从中挖掘与提炼知识。例如,国外一家公司档案馆为公司雇员的医疗档案做完索引之后,发现保险公司多收了保险费,因为他们是按照国家费率而不是较低的地方费率计算的。发现和提供这一知识之后,公司财务部迅速更换了一家保险公司。[16]
(三)服务主体从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务
过去,档案部门开展档案服务大都是由单个普通工作人员为用户提供服务,而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”,是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专深知识的专家,面对用户复杂性、专业性的问题,他们能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识,找到解决方案。所谓“团队化”,是指将多方面专业人员有机地整合成团队,针对某一项目实施全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高,一个专家即便掌握了复合、深厚的知识,也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务,因而需要建立团队,依靠集体智慧、分工协作完成。
例如,株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后,公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队,来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案,来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告,供他们决策和技术攻关之用,赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。
(四)服务方式从被动服务转变为主动服务
过去,档案部门习惯于被动服务,较少开展主动服务;而主动服务是知识服务的基本特征。例如,剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见,了解他们急需的信息,制成表格,每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选,汇编成一份高含金量的信息快讯,即时发送给公司领导和各部门参考,为领导和部门决策做出了重大贡献。[16]
(五)服务手段从机械化服务转变为智能化服务
传统档案服务是一种机械式的服务,用户说要什么就提供什么,不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如,过去我们获取用户的信息、知识需求,主要是采用问卷调查法,即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写,用以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写,增加了用户的负担;而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理(agent)技术,通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器,服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析,就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。
(六)服务策略从标准化服务转变为个性化服务
传统档案服务是一种标准化服务,对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案,如同西药商店出售成药,不同的患者病症不同,但药物是标准化生产出来的,针对性弱。知识服务强调个性化服务,针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识,如同中医大夫对症下药,可以根据患者病症的细微差异开列特别的药方。
(七)服务过程从阶段性服务转变为全过程服务
传统档案服务是一种阶段性服务,如同一家不负责任的商店只提供直接销售,不提供售前服务和售后服务。知识服务强调一种全过程服务,不仅负责直接销售,还有提供售前服务(前期服务)和售后服务(后期服务)。
知识服务的前期服务主要包括:了解用户的档案需求;向用户宣传现有档案资源状况,吸引员工前来利用档案;向用户传授检索、利用档案的技能,帮助用户提高检索、利用的效率;等等。后期服务主要包括:了解用户利用档案、享受服务之后产生的实际效果和新的需求;了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议;根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式;等等。
在网络环境下,借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。例如,档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目,收集用户的需求信息和反馈信息;可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面,宣传馆藏档案资源,传授档案利用技能。
档案工作创新心得体会
本文作者:闵涛 原创投稿档案管理工作心得
档案管理是企业管理的重要组成部分,它能记载和反映出公司日常工作和建设活动的全过程和成果,可及时为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料。因此,我们必须把档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。
如何做好本单位档案管理工作?
一、目标与前提
档案管理的最佳状态,即达到收集完整、整理有序、分类合理、立卷规范、保管妥善、查询便捷的目标。档案管理的硬件要硬,“软件”还要硬,这是实现档案管理法制化的必要前提。首先,公司必须要有能够达到防火、防盗、防泄密的档案室,并配备必要的档案密集柜、温度测量仪、灭火器、办公电脑等相应的办公设施,这是最基本的硬件保证。其次,单位应该高度重视,分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作。再次,公司要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》、国家档案局令(第10号)《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等相关法律规定,结合实际情况建立、健全档案管理工作的各项规章制度。
二、收集与整理
归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系;应区分不同价值,便于保管和利用;应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。各部门兼职档案员应积极配合档案管理员做好档案的收集与整理,在规定时间内按要求做好文件的分类、收集,保证归档文件材料完整、准确、系统,并及时移交档案室。
三、立卷与归档
立卷和归档是档案管理的一项重点工作,好的立卷归档工作对于保存有价值的文件,以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此,做好立卷与归档工作需把握以下几点:
(一)组件分类。文件收集移交之后,就到了集中统一立卷的环节。我们应将收集到的文件材料逐一进行科学分类,同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用按年度分类、按机构(问题)分类、按保管期限分类三种方法进行分类,确保归档的材料都有保存价值,并确定保管期限。在组件分类的过程中,要重点检查归档的材料是否齐全完整,对破损的文件材料要修补或复制,剔除重复、多余的材料。
(二)排列与编号。归档文件应在分类方案的最低一级类目内按时间结合事由排列,同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列,会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号时应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编写应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
(三)编目与装订。一是归档文件应逐件编目,并依据档号顺序编制归档文件目录。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录还应设置序号、文号、题名、日期、页数、备注等项目。二是案卷的装订。归档文件装订应牢固、安全、便捷,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,有利于归档文件的保护和管理。装订时应尽量减少对归档文件本身影响,原装订方式符合要求的,应维持不变。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同期限的装订方式应相对统一。
(四)编页与装盒。纸质归档文件一般应以件为单位编制页码,页码应逐页编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊及备考表项目。
四、借阅与归还
公司应严格执行保密制度,建立、健全档案借阅制度和档案查阅登记表。任何档案的借阅都应该严格履行审批和登记手续,凡借出的档案都应及时催还,归还时发现文件短缺、增删等现象应立即追查。
五、保管与销毁
档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。到了销毁的年限时,应先登记,编制清册,并按有关规定履行审批手续后,再将需要销毁的档案逐一进行销毁,销毁时需要至少两人监督,销毁清单及记录需打印纸质档案保存。
在档案实习期间,掌握了档案整理的相关知识要要点,同时在电子档案的整理过程中,结合自身所学知识,对原先的方法进行了改革,同时也得到了负责人的赞同,在此分享心得体会。下面是小编络环境的建设。所以企业档案馆面临的不仅仅是技术问题还有资金问题人员问题等。本钢档案馆也同样面临这些问题。在参观的末尾,同学提问了馆长个问题,就是这些技术档案的销毁是由案馆的工作人员鉴定的吗?馆长对这个问题给了明确的解释,档案人员是对实体保管的专业人员,但技术档案具有双重身份他的鉴定要求他由专业的技术人员和档案人员共同鉴定。
档案实习心得体会篇2
大学的最后一个暑假,我到广州市xx区建设与市政局实习,时间是从xxx年七月十日至八月七日。实习期间努力将自己在学校所学的理论知识向实践方面转化,尽量做到理论与实践相结合,在实习期间能够遵守工作纪律,不迟到、早退,认真完成领导和负责人交办的工作,得到负责人的好评,同时也发现了自己的许多不足之处。
此次实习,主要岗位是档案整理,由于之前没有接触过此类的工作,所以在刚刚着手的时候显得有些生疏,但是经过一段时间的学习,也能够很熟练地展开工作。档案整理工作主要有两种,一种是将文本档案进行归档,一种是将电子档案进行归档,在实习的过程中,我参加了整个档案的整理过程,并掌握了档案整理的相关知识要要点,同时在电子档案的整理过程中,结合自身所学知识,对原先的方法进行了改革,同时也得到了负责人的赞同。
实习期间,我利用此次难得的机会,努力工作,严格要求自己,虚心向领导和负责人求教,同时利用空余时间认真学习一些课本内容以外的相关知识,不仅仅掌握了一些基本的资料整理方法,还进一步巩固扩展了自己所学到的知识,为以后真正走上工作岗位打下基础。
纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。在短暂的实习过程中,我深深的感觉到自己所学知识的肤浅和在实际运用中的专业知识的匮乏,刚开始的一段时间里,对一些工作感到无从下手,茫然不知所措,这让我感到非常的难过。虽然在学校所学专业不是档案整理,但是在这过程中,刚开始却不能将自己所学知识运用在实际的工作上,这时才真正领悟到学无止境的含义。但是在实际的工作过程中,要求的是一种快速的学习方法与探究的能力,通过与另一位实习生的合作,我们慢慢地学会用探索的方法进行学习,不仅仅是按照原先的方法依葫芦画瓢,而是在专业知识的基础上,对我们的工作进行了一定程度的改进与创新。通过一点点的探索与变化,渐渐地我们悟出了在工作学习上,我们要处理好的三个关系:即课堂教育与社会实践的关系,以课堂为主题,通过实践将理论深化;暑期实践与平时实践的关系,以暑期实践为主要时间段;社会实践广度与深度的关系,力求实践内容与实践规模同步调进展。
在实习的过程中,我也发现,对于教育技术学学生的我,资料整理显得相当地重要,对于我以后的工作也能够起到相当大的作用,不管是文本材料的整理,还是电子材料的整理,都需要一定的整理规则和方法,所谓为规矩不成方圆,尤其是在现代社会中,信息的大量涌现,如果没有一个行之有效的管理方法,确实是很难实现资源的有效管理和利用,通过这一次的实习,也让我掌握了相关的知识和方法,让我明白了在进行资料整理得过程中需要注意的问题,并且需要避免的问题。
当然,在实习的过程中不仅仅是学习到了工作上的方法,同时也意识到了自身在沟通技巧上的缺乏,面对负责人与领导,很多时候都不能进行很好的沟通,这给我的工作也造成了一定的困扰,不能够很好的交流工作心得,同时在与人之间的关系上也很难有新的变化。针对这一点,也许不仅仅是我一个人的问题,在校学生阅世不深,在沟通上不能很好的实现,也是一个难题。不过欣慰的是能够及时的发现自身的缺点,在接下来的时间针对自身薄弱的环节进行练习,为以后的工作打下一个较为坚实的基础。这近一个月短暂而又充实的实习,对我走向社会起到了一个桥梁的作用,过渡的作用,是人生的一段重要的经历,也是一个重要步骤,对将来走上工作岗位也有着很大帮助。向他人虚心求教,遵守组织纪律和单位规章制度,与人文明交往等一些做人处世的基本原则都要在实际生活中认真的贯彻,好的习惯也要在实际生活中不断培养。
经过这一段时间的实习,明白了工作上的一些制度与要求,作为师范生的我,更应该要严格要求自己,因为我们的就业对象是人民教师,这是一个神圣的职业,任何时刻都马虎不得。
档案实习心得体会篇3
企业档案馆是档案馆家族中的一员,是企业设置的管理本企业档案的档案馆。本钢档案馆是本溪刚特集团的档案馆负责本钢的档案方面的协调和指导工作,其下多个二级单位设归档点,负责本单位归档档案的整理。馆藏6000万卷档案,有从1905年日本在华进行资源掠夺时期在本溪设立的本溪煤铁公司时起的日伪档案,及大量的技术档案。作为企业档案馆的本钢档案馆馆藏了大量的技术档案利用频率高,但技术档案利用后的效果不易量化,作用不是很明显。但这不能抹杀了技术档案的保存的价值。企业档案馆保存的档案也是为现行工作提出依据,为纠纷提供依据。
一、参观我院档案室的认识
认识实习的第一天我们就来到了我们学校自己的档案室,这毕竟是我们第一次进入档案室,心中无比的兴奋和激动。以前在书本上看到的和课堂上老师的口中听到的,今天都见到了,不紧看到了我们还可以用手亲自接触到。听了蒋主任的介绍我知道了:档案室总面积为415平方米,三室分开(即阅档室、库房、办公室),集中统一管理全校的所有档案。现室藏档案15092卷,其中延续冶专档案全宗6402卷、原高职专3767卷、师专4923卷。档案整理采用实体分类法,档号模式按照年度号、分类号、案卷号三部分组成。听完了主任的介绍我们就自由的参观了,走进库房,看着那些看这陈旧的档案和那墨绿色的档案柜,好奇的摸着那些发黄的档案。档案管理不是那么简单的,学习档案都知道那八大环节。学习的时候看着好像很简单,但今天看到了才知道并不是那么容易的。档案室积极开发档案信息资源,通过编写目录、汇编、检索工具、大事记等编研产品。这些信息资源的建立,大大提高了档案的利用率,收到了良好的社会效益和经济效益。
快要进入尾声阶段,蒋主任还对档案工作进行了简短的介绍。他认为从事档案事业的人都是那些能忍耐寂寞的,甘于默默奉献的。做幕后英雄的人。喜欢安定的工作环境。
二、走访专业档案馆----本溪城建档案馆
城建档案馆的建立还有个小插曲,从1976年唐山地震后,人们找水源解决饮用水的问题意识到了城市建设方面的档案很重要性。开始建设城建档案馆。城建档案是指进行城市建设规划管理等工作中形成的具有保存价值的图表、数据、文字材料等;是进行城市规划、勘测、设计、管理、抗灾、战备等工作的重要凭证、依据。作为专业档案城建档案他的分类也是很复杂的,共十三大类、七十二属类、若干小类。其中大多数是建设工程档案,他是指整个建设项目从酝酿、决策到建设投产使用全过程中形成的应归档保存的各种载体的档案。其包括工程准备阶段的文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件。
本溪城建档案馆的建筑外形古朴,庄重。圆拱的门。在那里我第一次看见了密集架。但没有机会亲手摇开它。负责接待我的人给我们看了一卷工程档案,给我们演示了图纸的折叠方法。参观之后我们对专业档案尤其是城建方面的档案有了新的认识。
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