档案工作论文民营企业档案工作之我见

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档案工作论文民营企业档案工作之我见
趋势
党的十五大以来，随着经济结构调整，我国的民营经济出现了迅猛发展的良好势头。我市民营企业发展较快，经济总量提升，已成为我市经济发展的一支新的生力军，在全市国民经济发展中发挥着越来越大的作用。
非公有制经济是社会主义市场经济的重要组成部分。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源，这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用，这些档案资料对于民营企业和社会发展都具有重要意义。
民营企业在社会主义市场经济建设中的地位和作用，客观地要求对其管理只能加强，不能削弱。民营企业要做大、做强，并实现新的飞跃，需要把所形成的具有保存价值和应当保存的档案材料完整安全地保存下来，这就势必要求加强档案工作。加强民营企业档案工作，是市场经济条件下对民营企业提出的新要求，它对于推动民营企业生产上规模、产品上档次、管理上水平，以及提高企业的整体管理素质和竞争能力，避免和抵御各种风险，推动企业持续、快速、稳定发展，都具有重要的现实意义和深远的历史意义。因此，民营企业及档案行政管理机关都要审时度势，清醒地看到民营企业的发展趋势，重视、关心、强化民营企业档案的形成、积累、归档工作，充分发挥档案和档案工作在企业生产、经营与管理中的重要作用。
现状
我市民营企业迅猛发展，在社会主义市场经济建设中占有重要的地位，发挥着国营企业不可替代的作用，但疏于档案管理工作，重生产、轻管理，重眼前利益、忽视长远利益，企业档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便。究其根本原因在于：
⒈认识存在误区—有的民营企业老板片面地认为，民营企业是自主经营，一切都是自己管理，特别是规模较小，又属于“家族式”管理模式的企业，将形成的材料，尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料，往往是分散在家族“少数”人手中，实行“封闭”管理。而其他材料，财务方面的分散在财务部（室），科技材料分散在技术部（科），经营材料分散在经营部，综合材料在办公室（或经理室），处于分散、无序状态，档案意识比较淡薄。
⒉宏观监督滞后—有的档案行政管理部门片面地认为，民营企业档案属于老板的私人财产，不受行政干预，档案部门无权过问，也无精力过问，只要抓好国营企业的档案工作就可以了，故而忽视更放松了对民营企业档案工作的调查研究和监督指导工作。
⒊没有现成模式—过去多年在计划经济体制期间，国营企业、集体乡镇企业先后都出台了法规性的档案工作业务标准文件，而新生的民营企业与国有、集体企业相比，管理体制有着本质的不同，它无主管上级，享有充分的自主权，那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式已不适应。加之民营企业发展迅猛，无论是档案部门还是企业本身都来不及过细地研究和考虑其档案工作的管理问题，只好顺其自然，放任自流，导致有的民营企业形成的材料“自生自灭”。
由于上述三个方面的主要原因，给民营企业的档案工作乃至企业的管理带来三个不利因素：
一是不利于企业档案的齐全完整。无章可循，无约束机制，形成的材料处理分散、无序状态，不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。
二是不利于企业档案材料的安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系，但员工流动的随意性较大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的监督管理机制，一旦出现人员“跳槽”，轻则使企业的管理发生断层，工作无法延续，增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失，造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。
三是不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散、无序保存，少数人占有企业重要的档案信息资源，一旦发生利益冲突，持有者可能会以占有核心材料的条件，要挟企业主，造成企业管理的被动。尤其是入世后，市场竞争的日趋白热化，没有资料、信息数据的科学化管理，就会在瞬息万变的市场经济中失去商机，严重阻碍企业的持续发展。
对策
加强民营企业档案工作，既是企业发展的内在需要，也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理机关及有关部门，应从战略的高度、长远的目光，重视、关心和研究加强民营企业的档案和档案工作，为企业的生存与发展，解除后顾之忧。笔者认为，应采取以下对策：
⒈主动介入，不放任自流。《档案法》规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《实施办法》规定：“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作的依法开展”。这些档案法律法规中，已经原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务，民营企业理所当然地应该管好企业档案，档案行政管理部门也应按照属地管理的原则，依法监督和指导民营企业的档案工作，这不是干预企业的生产经营的自主权，而是履行《档案法》赋予的工作职责，要与工商联、专业协会等加强沟通与协调，加强宣（更多精彩文章来自“秘书不求人”）传，正确引导，相互配合，共同督促、帮助民营企业建立和加强档案工作。民营企业老板不能认为民营企业是法人实体和竞争主体，没有“婆婆”而拒绝档案部门的指导。正确认识档案工作对企业生产、经营活动和长远发展的重要意义，热忱欢迎、积极主动抓好本企业的档案工作。
⒉要逐步提高、不要急于求成。鉴于大多数我市民营企业处于“年纪轻、规模小、底子薄，”属于起步、发展阶段，其管理的各项基础工作，都需要摸索，档案管理更是如此，没有现成的模式可以照搬，方法上可先行选择有代表性的企业进行试点，摸索总结经验再全面铺开，以典型引路。步骤上可以分“两步走”，即先建档、后规范。初期，主要是建章立制，做好档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大，经济的发展，素质的提高，认识的变化，把握时机，因势利导，再逐步整改，使民营企业档案工作走上标准化、规范化的轨道。
⒊注重实效，不追求形式。民营企业建立档案，其目的一是保存历史，二是为企业的生产经营以及维护企业的合法权益服务。它既不是为了应付检查，更不是为了达标升级，而是自身的发展所需要。因此，民营企业建档，要从企业的实际出发，包括人员的安排、制度的建立、材料的形成、积累和整理归档，都不能按达标升级的标准，更不能搞形式主义、花架子，要便于保管和提供利用。
⒋要因厂制宜，不要千篇一律。民营企业的规模、经营、效益千差万别，建档工作一定要根据企业的规模和实力，制订符合各自特点要求的建档方案。如有的民营企业是一个县的骨干企业，员工成百上千，机械化程度高，又是当地的利税大户，而有的企业只有几个人或几十人，手工式生产多，要区别对待。但共同的要求是必须将经济合同、产品开发、销售、债权债务、资金转让、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容的材料收集、整理、保管好。
⒌与时俱进，不照搬国企。自八十年代后期，我们就开展了国营企业和乡镇集体企业建档工作和目标管理，国营与集体企业有一套传统的档案管理体制、业务建设、实施方案与开发利用的标准，但都不能照搬到民营企业。因为民营企业是社会主义市场经济发展的产物，是自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体。民营企业的档案工作，在档案法律法规允许的范围内，也应该是自主管理的，不能搞行政命令，不能再延用行政手段干预民营企业的档案工作。档案行政管理机关要多做调查研究，既要把民营企业的建档工作纳入整个档案管理体系，纳入议事日程，把建档工作与发展民营经济有机地结合起来，通过建档促使民营企业提高内在素质，又要认真做好民营企业建档的指导，推动建立符合民营企业特点的档案和档案工作。
建好民营企业档案，加强民营企业的档案工作，不但是民营企业发展和经济建设的需要，也是当前各级档案部门亟待解决的重要问题。民营企业主要遵照《档案法》的规定，管好本企业再生的档案材料。档案行政管理部门要采取行之有效的监督和指导方法，将法律制约和启发企业自觉相结合，通过宣传与引导，促使民营企业经营者真正明白做好建档工作不但是权利也是义务，是自身发展的客观需要，是长期受益之事而非权宜之计，从而增强管理利用档案的积极性和自觉性，形成共识、形成合力，建好民营企业档案，做好民营企业的档案工作。

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企业档案知识服务工作心得

企业档案知识服务是指企业档案部门将档案利用服务的着眼点从为用户提供初级的档案转移到为用户提供高级的知识，以满足用户的知识需求，帮助用户解决问题的创造性智力活动。它对是传统档案服务的超越与提升，是未来企业档案工作发展的必然趋势。

一、实施企业档案知识服务的必要性

（一）是顺应时代发展潮流的需要

当今世界，最重要的社会经济背景和时代发展潮流之一是知识经济的兴起。根据联合国经济合作与发展组织（oecd）的研究，目前oecd主要成员国gdp增长的50%以上是由知识经济的发展带来的。[1]近年来，我国it产业、信息服务业、创意文化产业等知识经济产业也在飞速发展。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。在知识经济时代，“知识已经成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。”[2]知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式，成为21世纪管理的必然趋势。目前，中国88%的企业认为有必要实施知识管理战略，而且越来越多的公司已经实施知识管理。[3]实施知识管理就要求企业内部包括档案部门在内的各种文献部门，通过知识服务满足企业各项业务活动对知识的需求，充分实现知识的价值。

（二）是应对市场竞争压力的需要

当前，经济全球化使企业之间的竞争进一步加剧。在市场竞争白热化的环境下，企业为了提升自身的核心竞争力，必须将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如生产管理、研究与开发（r&d）、市场营销等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不重要的活动与部门。传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，自然就成为被精简的对象。美国文档组织有限公司（documentorganization）主席、纽约大学兼职教授玛西?g?高德斯坦（marcyg.goldstein）早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目，更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。”[4]于是，近年来，国内许多企业纷纷开始大幅地裁减档案机构和人员。例如，中国铁路物资总公司有专职档案人员38人，到仅剩下兼职档案人员12人。[5]鞍山钢铁集团公司以前最多时曾设置了246个档案机构，配备了589名档案人员，现在全公司专职档案人员仅剩91人。[6]笔者的调研也表明，近年来国有企业档案人员被裁员幅度为25%以上。[7]

而企业档案部门应对被裁员威胁的正确策略就是实施知识服务。通过知识服务满足企业对知识的需求，支持企业的业务发展，为企业直接创造价值，从而使公司领导层意识到保留档案部门的必要性。正如加拿大档案学者高德·拉伯楚克（gordrabchuk）所言：“与所有精明的商业部门十分类似的是，企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素：(1)所提供的服务或产品确实有需求；(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[8]国外一些企业档案部门已经在这一方面作出了成功的探索。例如，在广州召开的企业档案工作国际研讨会上，法国圣戈班集团档案馆馆长笛迭·邦杜说：“企业档案部门第一和首要任务，是为企业日常运营和处理现实问题服务，对历史的贡献则是额外的收益，因此目前圣戈班集团档案馆是作为企业一个盈利和服务中心来运营。”[9]

（三）是解决当前企业档案工作问题的需要

近年来，我国企业档案部门将主要的工作精力放在档案信息化建设上。相当一大批企业建立了档案信息管理系统，推出了数字档案馆。但是，档案信息化建设实际效果如何呢？下一步该怎样发展呢？

湖南某企业档案馆投入巨资采购档案信息管理软件，添置大量的仪器设备。笔者问该馆工作人员为什么要进行档案信息化建设。他们的回答竟然是：“我们看别的单位都在搞信息化，我们也跟着搞呗。”我说：“档案信息化建设的最终目的在于，如何利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。”他们这才恍然大悟。工作缺乏目的性，其实际效果可想而自知。南方某家大型医院信息中心，已经存储了超过5gb的电子病历档案，每天还有来自各医疗科室数以千计的电子病历档案。这些电子病历档案如果被充分利用，可以提高诊断水平与治疗效果、开发新的药物，利于医患双方。但是非常可惜的是，这些已经良好归类、可靠存储的医疗信息竟然无人问津。[10]重建设轻 利用，这是一种重要的资源浪费。广东某通讯公司档案馆馆长对笔者说：“档案系统也上了，达标升级也实现了，下一步我们该做什么？”他们面临着未来之路在何方的困惑。

解决上述问题的答案在于实施知识服务。通过知识服务，使人们认识到档案信息化建设的目的在于更好地提供知识服务，满足企业在生产、经营和管理活动中对知识的需求；通过知识服务，真正发挥档案的作用，充分实现知识的价值，提高档案信息化建设的实际效果。通知知识服务，指明未来档案工作的发展之路：实现以知识管理为导向的档案管理，从传统档案服务向知识服务过渡。

二、企业档案知识服务的理论依据

（一）知识管理

知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新等，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案管理在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。

知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案作为一种重要的知识载体，应该是企业重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”；应该是企业展望未来的窗口，而不仅仅是回顾过去的镜子。知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的：企业档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。知识管理的基本内容可以促使人们重新思考企业档案管理的基本内容：企业档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。

在档案管理诸环节工作中，档案利用服务尤其需要以知识管理思想理念为指导，借助知识管理技术方法进行创新，实现从传统档案服务向知识服务的过渡。

（二）档案后保管范式

自从1996年加拿大著名档案学家特里?库克（terrycook）在北京第十三届国际档案大会上，首次比较系统地阐述“档案后保管范式”（apost-custodialparadigmforarchives）以来，档案后保管范式成为档案学新的理论范式。档案后保管范式是档案学界针对档案工作面临环境急剧变化、传统的档案保管范式受到巨大挑战而做出的积极的理论回应，体现了新形势下档案管理发展的内在规律，反映了档案管理演进的必然趋势。

档案后保管范式的提出有两个直接的原因：一是由于虚拟的电子文件取代实体的纸质文件，使得文件造极易流逝，难以捕获，造成有用信息流失；基于实体文件形成者的来源信息和有机联系在虚拟状态下难以追溯和考察，以至于电子文件背景方面的深层信息和深度知识无从挖掘。而传统的、基于纸质文件，以实体来源原则为核心的档案学理论与档案管理技术无法从根本上解决这两个难题。二是由于文件数量急剧增长，造成“文件雪崩”；而且与此同时，文件的质量大幅下降，少数有用文件被大量无用文件埋沉，形成“信息污染”。这样就大大降低了人们吸收信息的效率，增加了人们获取知识的难度。所以必须强化文件鉴定，剔除无用文件。而传统的“直接鉴定法”——逐份审查文件的内容，如何能高效地解决海量文件的鉴定问题呢？结果，人们感到了“信息恐惧”、“知识饥饿”，传统的档案保管范式受到巨大的挑战。[11]

档案后保管范式由三项基本内容组成（实质上是三个应对上述难题的策略）：一是新来源观。传统来源原则中的“来源”是指文件形成者，往往是一种实实在在、看得见摸得着的机构、组织或个人。而新来源观中的“这个‘来源’是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。”[12]新来源观促使人们将对文件管理的重心从文件产生之后转移到其产生之初或之前，提前控制和全过程控制文件的运转，确保文件被有效捕获与控制，而不会流逝；促使人们将关注点从文件表层的、内容方面的信息、知识转移到其深层的、背景方面的信息、知识。二是宏观鉴定论。传统的鉴定观采用比较具体的、微观的鉴定标准，要求直接地、逐份逐份地审查文件的内容，然后决定文件的存毁。而宏观鉴定论采用宏观的、系统的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行“批处理”式的鉴定，从而极大地提高鉴定工作的效率与质量，大量地剔除了没有价值或价值很低的文件，减少了信息污染的程度。三是知识服务。在传统档案管理中，档案管理人员忠实地保管着档案，被动地为用户提供档案，而把如何从数量庞大的档案卷宗中搜寻、获取所需的信息、知识的难题留给用户自己去解决。在利用信息、知识，创造价值的这个过程中，档案管理者只做出了极少的贡献，因而也就只能“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”。而知识服务要求档案人员“停止扮演保管员的角色，而成为概念、知识的提供者”，“把着眼点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解），从建立数据库到建立知识库上”，“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧”。这样，档案人员真正满足了用户的信息、知识需求，为信息、知识价值的实现做出了巨大的贡献，因而也就可以“重新坐回上帝的身边”。[13]

虽然档案后保管范式是从档案专业自身的视角出发，为解决档案专业自身的问题而提出来的。但是，它在思想理念方面却与知识管理不谋而合。新来源观的实践目的在于捕获文件，防止信息流失，追溯和考察文件的背景因素，挖掘文件深层的、隐含的信息和知识，从而为知识服务提供丰富的知识资源。宏观鉴定论的实践目的在于提高文件鉴定的效率与质量，剔除没有价值或价值很低的文件，提高人们检索、利用所需文件的效率，增强人们获取、吸收信息和知识的能力，从而为知识服务提供良好的知识结构。知识服务的目的则是通过更好的技术手段为用户提供档案服务，指引用户从文件中获取所需的信息、知识（甚至智慧），从而应用知识、创造价值。由此可见，新来源观、宏观鉴定论和知识服务三者是有机统一的。档案后保管范式的核心和最终目的是知识服务，新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的基础和保障。知识服务作为档案后保管范式的核心和最终目的，体现了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想理念。这也正是知识管理的核心价值观念之所在。[14]

三、企业档案知识服务的实践方法

（一）服务理念从以档案机构为中心转变为以用户为中心

过去，档案部门以自身为中心来开展档案服务，工作过程中往往首先考虑自身管理档案的方便与轻松，而较少考虑用户的真实需求和切实感受。实现知识服务，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维甚至是想象，去收集、整理、保管档案和提供档案服务；而必须以用户需要为导向、以用户满意为目标、以用户便利为原则，重新审视档案管理的全过程。

例如，在广东省韶关钢铁集团有限公司的档案信息管理系统中，档案被分成“文书档案”、“基建档案”、“声像档案”、“实物档案”、“产品档案”、“科研档案”等几大类。用户登陆档案信息管理系统检索、利用档案时，需要首先选择档案类别，然后才能在相应类别内查找档案。这种档案类别的划分，与其实体档案整理体系是相一致的，十分符合档案馆工作人员的思维习惯。但是，后来档案馆听到不少用户的抱怨：“我分不清何为‘文书档案’、何为‘基建档案’，我只想找到我要的档案！”“我想找的那份材料，到底属于哪一类别啊？”该公司档案馆馆长聂伟先生对笔者说：出现这种情况，主要是我们档案部门没有认真了解用户的检索习惯和思维方式，想当然地认为普通员工都能理解“文书档案”、“实物档案”等档案专业术语。事实上，用户并不关心也无须关心这些概念的涵义，他们只在乎如何才能最简便、最快速地找到自己所需的信息、知识，他们通常习惯于从档案的主题内容入手检索、利用档案。说到底，用户出现困惑，就是没有我们树立“以用户为中心”的服务理念。

“以用户为中心”就要求企业档案人员“处处”、“时时”为用户着想，从档案的收集、整理、鉴定到利用的全过程为用户着想。以档案收集为例，档案部门在确定的文件归档范围应该思考：是否收集到用户所需要的全部文件材料吗？是否还有某些用户需要的文件材料被排除在归档范围之外？例如，北京某公司的一名技术员说：“我们公司的档案人员就像古代皇帝身边的史官，把公司领导的一言一行都记录下来。领导昨天到哪里视察啦，今天做什么重要讲话啦，都存留下了照片、讲话稿。但是这些东西对于像我这样的普通员工来说根本没用，不能解决实际问题。我最需要是那些经验丰富的老专家、老员工撰写的材料，看看他们做的项目建议书，我就知道如何撰写项目建议书，看看他们写的经验总结，我就知道应该避免犯哪些错误。可是这些东西往往在档案室里找不到。”造成这一现象的原因恐怕与我们档案部门传统上缺乏为普通用户着想的意识不无关系吧。

（二）服务目的从为用户提供档案转变为为用户提供知识

传统档案服务的目的是为用户提供档案，提供解决问题所需的信息。它关注的焦点和最终评价是“我是否提供了您需要的档案信息”。知识服务的目的是为用户提供知识，提供解决问题的具体方案。它关注的焦点和最终评价是“是否通过我的服务解决了您的问题”。

例如，在上海江南造船厂，员工到档案馆查阅、复制档案，档案馆提供的是低级的档案服务。档案馆进行档案编研，将编研成果发送到员工手中，档案馆提供的是较高级的信息服务。档案馆通过档案编研发现，本单位在历史上创造了三十多项中国第一，如中国第一台万吨水压机、中国第一艘破冰船、中国第一艘东方红探测船等。[15]这一发现被企业广泛、多次应用于对外的宣传广告公关和对内的企业文化建设。档案馆通过这一发现为本单位提供的是高级的知识服务。

要实现从提供档案向提供知识的过渡，要求档案部门加强对档案的编辑与研究，从中挖掘与提炼知识。例如，国外一家公司档案馆为公司雇员的医疗档案做完索引之后，发现保险公司多收了保险费，因为他们是按照国家费率而不是较低的地方费率计算的。发现和提供这一知识之后，公司财务部迅速更换了一家保险公司。[16]

（三）服务主体从由单个员工提供服务转变为由专家团队提供服务

过去，档案部门开展档案服务大都是由单个普通工作人员为用户提供服务，而知识服务强调服务主体的专家化、团队化。所谓“专家化”，是指提供知识服务的工作人员应该是具有广博、专深知识的专家，面对用户复杂性、专业性的问题，他们能引导用户在“信息海洋”中迅速、准确地找到所需知识，找到解决方案。所谓“团队化”，是指将多方面专业人员有机地整合成团队，针对某一项目实施全面服务。知识服务对服务人员知识和能力要求较高，一个专家即便掌握了复合、深厚的知识，也难以独立应对复杂、高难项目的知识服务任务，因而需要建立团队，依靠集体智慧、分工协作完成。

例如，株洲电力机车公司为上海地铁公司生产的机车中一个关键性的轴轮磨损严重。获知这个情况后，公司信息管理部立即从档案管理组和翻译情报组抽调骨干组成一个工作团队，来自档案管理组的成员负责查找关于这一轴轮研究、制造的档案，来自翻译情报组的成员负责收集国外关于这一轴轮的最新技术情报。然后共同对两方面的信息进行比较分析、综合提炼。最后向公司领导和技术人员提供了一份详细的报告，供他们决策和技术攻关之用，赢得了公司领导和技术人员的高度赞誉。

（四）服务方式从被动服务转变为主动服务

过去，档案部门习惯于被动服务，较少开展主动服务；而主动服务是知识服务的基本特征。例如，剑南春集团档案信息中心主动到公司领导和信息需求量大的部门去征求意见，了解他们急需的信息，制成表格，每天按照表格将企业内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份高含金量的信息快讯，即时发送给公司领导和各部门参考，为领导和部门决策做出了重大贡献。[16]

(五)服务手段从机械化服务转变为智能化服务

传统档案服务是一种机械式的服务，用户说要什么就提供什么，不能满足用户深层的、隐含的、没有直接表达的需求。而知识服务强调借助人工智能技术为用户提供智能化的服务。例如，过去我们获取用户的信息、知识需求，主要是采用问卷调查法，即在用户常用的检索界面上设置一份含有若干问题的问卷让用户填写，用以了解用户的信息、知识需求。用户需要耗费一定时间去进行选择、填写，增加了用户的负担；而且有时用户难以明确地表达自己的需求。现在我们可以借助智能代理（agent）技术，通过监视用户的信息查询过程自动获取用户个性化需求。即在用户的终端上运行具有监视功能的智能代理。智能代理将用户检索、浏览、下载信息的过程和内容不断传送给远端的服务器，服务器对这些有关用户信息利用情况的记录进行分析，就可以从中挖掘出用户的利用偏好和需求趋势。

（六）服务策略从标准化服务转变为个性化服务

传统档案服务是一种标准化服务，对所有的用户都以同样的方式提供同样的档案，如同西药商店出售成药，不同的患者病症不同，但药物是标准化生产出来的，针对性弱。知识服务强调个性化服务，针对不同的用户采用不同的服务方式提供不同的知识，如同中医大夫对症下药，可以根据患者病症的细微差异开列特别的药方。

（七）服务过程从阶段性服务转变为全过程服务

传统档案服务是一种阶段性服务，如同一家不负责任的商店只提供直接销售，不提供售前服务和售后服务。知识服务强调一种全过程服务，不仅负责直接销售，还有提供售前服务（前期服务）和售后服务（后期服务）。

知识服务的前期服务主要包括：了解用户的档案需求；向用户宣传现有档案资源状况，吸引员工前来利用档案；向用户传授检索、利用档案的技能，帮助用户提高检索、利用的效率；等等。后期服务主要包括：了解用户利用档案、享受服务之后产生的实际效果和新的需求；了解用户对服务质量、服务方式的意见和建议；根据用户的意见和建议改进服务质量、服务方式；等等。

在网络环境下，借助信息技术提供全过程服务是简易可行的。例如，档案部门可以在档案网站主页上挂接一个简单的问卷调查表或设置一个“意见箱”栏目，收集用户的需求信息和反馈信息；可以在档案网站上提供《档案馆指南》、《用户须知》、《档案检索课程》等图文并茂的页面，宣传馆藏档案资源，传授档案利用技能。

档案工作心得

档案工作心得

今年三月份，我开始接触档案工作，成为XX县地方税务局一名兼职档案工作者。五个月的经历很短暂，但五个月的感受很丰富。

档案工作具有记载历史、服务现实和放眼未来的功能，它关系着每一项重大事件的记录，关系着涉及民生资料的查找，作为档案工作者的我们所承受的社会期望越来越多，责任也越来越重，及时做好档案工作至关重要。而档案工作恰同其工作者一般，没有耀眼的光芒，其价值更多的时候体现在幕后。在众人眼中，档案工作，是平凡而又单调的。而当我融入这项工作后，我发现了这项工作的独特性和不可比拟性，档案工作与档案工作者们，虽平凡却不平庸。

一台器械，使用的零部件越多，正好说明每一项零部件，无论形状大小，外观如何，都对这台器械的整体起着越为不可或缺的作用。档案工作也一样，繁琐、复杂，规范性、严格性和保密性要求较高，档案资料不是一份份文件的简单拼凑，而是档案工作者们利用一定的知识，遵循一定的规则，采用一定的方式将它们有规律地存储起来。因而，文件的原始面貌、档案工作者的业务素养、档案室的硬件设施、档案工作的人文环境等都关系着档案工作的成效。档案是各单位各部门工作运行的真实纪录，它不但记载着县局近十几年来所取得的成绩，也见证着县局对档案工作的不断重视及档案工作方式的不断创新。如果没有档案工作，一件过去发生的重大事项就没有纪录，因而就无从考证，历史就有可能被割裂；如果没有档案工作，以往的工作经验或教训都无从得知，因而就不能总结提高，取得更大的进步。档案工作就像未来的一面镜子，我们可以更为清楚地看到自身工作的进展、成效和不足，可以从中汲取养分，更好地服务社会发展。档案工作，虽平凡却不平庸，虽幕后但不落后。

一项繁琐的工作想要落实开来，必然需要一个充满活力而又认真细致的工作者。从事档案工作五个月来，我认为，要想将档案工作做得出色，档案工作者必须拥有“真心”、“耐心”和“细心”。

“真心”，是一种工作态度。档案分类保管时，我们经常会遇到一些所属机构、年限划分等模棱两可的问题，这时候，如果档案工作者们为减轻工作压力，尽早完成工作任务，选其一而用之，认为资料一旦保管了，就总是能够被查找到，这样的一个小举动，可能会使今后查阅该档案资料的人耗费较多的时间和精力，造成工作的延误，甚至直接影响到工作成效。作为档案工作者的我们，应该抱着为借阅者短时间内实现精确查找的目的，向同行人员取经，甚至可以请求档案局的工作人员给予帮助，使得文件资料能够得到精准地归类，并做好归类记录。在归档的月份，如果档案工作者们因为职位的变动，而未能齐全地收集好文件登记薄上所记录的文件，因此便放弃对丢失文件的寻找，那就有可能会对今后局内的工作产生较大的影响。对于确定要收文的文件，应该把握其来龙去脉，我们不必对每个部门每个单位进行询问、查找，我们可以凭借文件通常情况下的部门分类、性质类型来确定查找对象，缩小查找范围，并尽快地将文件收集归档。因此，对于整个档案工作而言，档案工作者们不能贪求一时的轻松，而始终应以高度的责任感和真挚的责任心来对待。

档案工作离不开“耐心”。任何繁琐的工作，都不是一气呵成的。相反，能够一气呵成的工作，大体是些简单而又具体的事项。档案管理工作是将一堆杂乱无章的文本资料，按照其形成的规律和特点，经过系统分类、整理，组成一个整体，便于保管和利用。因此，档案工作既包括制度建设，如各项系统的档案规章制度的建立、档案管理手册的形成，也包括各方面信息的收集和整理。作为一名档案工作者，要注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡已处理完备的文档、图纸、实物等要及时放入指定的位置；要做到在归档前，对档案资料的真实性、完整性、时限性、可用性和保密程度进行分类鉴定和处理，进而有利于对其实施动态管理；也要在归档时，按规定的分类柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案编号、档案存放位置、计算机管理总目录协调一致，以便于查找、使用档案；更要在档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作。档案工作的任何一个步骤都离不开工作者的“耐心”与“恒心”。

“细心”是我们做好每一项工作的前提。如果缺乏细心，工作可能半途而废，也可能事倍功半。因而对于档案工作而言，细心必不可少。在浩瀚的文档知识海洋里，因为时间和精力的限制，我们不可能将所有的知识消化和领会掉，于是在工作中可能会遇到各种各样的问题和状况，这个时候，如果我们能多点细心，就会少一点工作上的失误，多一份工作上的成效。

一个能够将繁杂的工作重复做好的人，是一个平凡却丝毫不平庸的人。一份看似简单单一却渗透着工作者们诸多汗水和辛劳的工作，也是独特而有价值的工作。工作五个月，虽然并没有经历太多的繁忙和辛劳，但我也始终明白，档案工作不是一气呵成的，它不仅需要一颗平常心，更需要一份恒心和责任心！

民营企业内部审计工作运作流程

民营企业内部审计工作运作流程

内部审计机构是民营企业家非常重视的部门。审计人员具备必要的内部审计知识和技能、拥有内审岗位资格、尊守职业道德、对企业忠诚只是内部审计人员的基本素质，也是企业老板对内部审计人员的基本要求，但这远远不够。没有好的运作方法和内审工作实绩，内部审计将一事无成。

一、立信

把成熟的审计思路传达给企业所有者，这是必要的沟通过程。你要确定他用了多少时间和多大兴趣直接和你讨论内部审计问题；把所有的想法变为实际行动，把你的产品(审计报告、审计建议书)呈给所有者，这是考验你的解决实际问题的能力。你要确认哪些是所有者比较满意的；哪些是所有者不满意的。把不满意的地方做到他满意。

全面熟悉企业市场比熟悉企业生产和集团管理更重要。民营企业建立内部审计机构首先是市场做大以后的需要。民营企业发展初期生产规模和市场空间有限。所有者不需要建立内部审计机构就完全有能力及时发现和控制企业风险。随着销售市场的扩大，企业迅速发展。生产与销售之间、部门与部门之间、内部关联交易之间、所有者与经营者之间、集团所有者的方针政策与经营执行者之间的矛盾等等均以利益冲突为特点显现出来。尤其是市场终端的存货、货款是否按既定流程有效运转？集团政策是否执行到位？流程是否最优？内部控制是否确实有效？等等都是老板最关心的核心重点，因此市场的风险管制是内部审计工作的重中之重。

内部审计要有怀疑一切的审计行为和纠正风险的过程。前者是企业所有者的需要，内部审计必须站在老板的角度思考问题、理解问题、处理问题。要时刻盯住市场可能出错的高风险领域的具体坐标点；后者是内部审计的价值所在，是其存在和发展的基础。审计报告的重点是切实可行的解决实际问题的特殊方法，目标是参与到问题当中，把问题解决掉。

二、组建一支独立、高效运营的内审部队

内部审计机构强调思路清晰、方法到位。内部审计没有思路就没有出路，思路不准确就会偏离方向；没有方法就没有效果，方法不对头就会事倍功半。

内部审计要强调独立性。民营企业的特殊性决定了内部审计的存在前题，内部审计应接受一个确定的机构(最好是董事会)或人员(最佳是董事长)的领导和指挥。

审计工作应突出客观性。内部审计工作是两个人以上来完成的工作；审计人员不一定是专家，但必须是复合型人才；内审人员应具备迅速发现问题并能够准确提出符合实际情况切具可行性的解决问题方法的能力。

根据市场需求，确定内部审计人员的素质结构和队伍规模。

三、突出重点有序运作

1.确定内审目标

审计目标必须与所有者的目标适时保持高度一致；审计目标主要包括以下内容：一、维护企业财产安全；盯住老板的资财正常流转，不受侵犯。二、增加企业经济效益；积极寻找降低成本的途径、维护资金正常周转速度、促进产、销协调有效运行。三、帮助企业机构提高工作效率、效果；迅速发现部门之间沟通不到位影响事业发展的具体原因、明确是程序制度问题；还是责任人的不作为问题。审计实践中，在确定审计目标重点、范围、资源配置时，首先要参照所有者关注企业风险的时间、重点区域和内容来确定。通常审计目标按以下顺序排列：市场业绩和效率审计目标；集团部门行政、服务效率和效果审计目标；产业经营效益审计目标。

2.围绕审计目标开展审计工作，解决实际问题

民营企业在集团化经营条件下，企业所有者绝大多数时间和精力以及资金投入都在市场。市场审计应关注销售政策的全面执行，物流、资金流顺畅、资产安全；重点是市场环境下各级经营者的执行能力和对企业的忠城度；目标是市场存货和业绩现金流。市场审计一切从效益出发，保证和披露真实的经营结果，不要干扰其经营过程。既定目标实现了，销售政策可以变通运用。变通的政策被市场认可后，可反馈到集团甚或成为集团政策推广实施。既定政策在执行过程中影响市场发展或操作性不强制约市场发展的要及时通过审计渠道反馈给集团高管层。在这里审计不能搞教条主义，审计充当的是服务角色，履行的是协调、保护市场发展的职能。市场需要什么样的审计机制，企业就要建立什么样的审计机制，内部审计定位准确就会促进市场发展。

四、要有做艰苦工作的心里准备

民营企业在重多方面存在不确定性，永远别指望审计范围不受限制；一些所有者认为暂时不需要审计的地方他会叫停你正在做的工作，哪怕你的审计计划已经过他的批准；市场千变万化，职业经理人素质参差不齐。千万不要认为你的“审计报告”“审计建议书”是灵丹妙药；“定性不准、报告失真”“操作性不强、影响市场发展”这两顶大帽子随时都会扣到你的头上。内部审计能快速披露和解决所有者与经营者的利益冲突，却没有法律义务和现实能力变通和解决国家与地方、国家与企业的政策抵触及利益上的矛盾。

目

民营企业内部审计工作运作流程第2页

前的社会大环境(人力资源、筹资、项目准入、产业政策等)决定了民营企业在发展初期不能避免家族经营与企业目标的矛盾。民营企业发展一般都经历过“家族奋斗过程”。内部审计的工作思路、方法、定位在企业的发展、成长、成熟的不同阶段，必须强制适应企业需要。

内部审计不是企业的救世主，也不是民营企业发展必须设立的部门。因为内部审计不能直接为企业创造经济效益的局限性，导致了企业家了解、引进内部审计机制、发挥内部审计职能作用必须要有一个认识过程。

在民营企业审计沟通是重要的，但不是必不可少的。沟通失败可能是由于审计对向的素质问题；也可能是利益问题；也可能是审计人员自身的问题；但最终是企业文化问题。沟通本身实际是增加了企业的运营成本。当“内部审计”意识还没有熔入到企业文化时，内部审计的效用就无法彰显。

五、将内部审计工作进行到底

内部审计是一个大有作为的事业。目前国内存在大批以内部审计为终生职业的人力资源(估计10万人)，这是信念问题也是市场需要问题

内部审计文化不断得到国家的支持和民营企业家的认可；处于成长期、成熟期的民营企业普遍设立了内部审计机构；内部审计的外部环境不断完善。

立足企业实际学贵在用，内部审计人员掌握和创新工作方法在为企业增加效益的同时也为自己全面发展创造了空间。我们高兴地看到很多内部审计工作者走向民营企业的高管岗位，正在为民营企业的发展做出更多贡献。内部审计事业大有可为。