提高公文写作的几点体会
一、注意积累资料,是提高公文写作质量的“奠基石”提高公文写作的几点体会第2页
质量就越高。写作公文提纲时,尽量具体到一、二、三级标题以下各层次的内容,并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。企业汇报材料写作的几点体会
汇报材料,是指下级向上级机关以书面的形式陈述企业工作情况。通过汇报材料,展示企业工作开展情况或某方面的经验做法以及取得的成效,提出相关存在的问题或建议,获得上级部门的支持和解答,使上级机关更加了解企业发展情况。为此,如何通过文字将企业工作情况直接明了、条理清楚、实事求是地陈述出来,显得尤为重要。
一、汇报材料写作特点
(一)材料的严肃性、服务性。汇报材料的严肃性、服务性决定了汇报材料不同于平常的通讯报道、心得体会等文章的写作,它要充分体现符合企业发展意见和观点、适应工作需要,服务于领导,承载着领导的观点和意见。汇报材料的形成过程(准备、起草、审核、修改、终稿)决定了材料工作者要有合作意识,充分发挥众人的智慧,写出高质的材料。
(二)材料的客观性、逻辑性。汇报材料要实事求是,主观理解或认为的因素较少,要从客观的角度展现企业工作情况和取得的相应效果,在此基础上,要合理组织,前后衔接、内容条例清楚,一目了然。
(三)材料的时效性、针对性。汇报材料的内容都有特定的对象,例如:安全管理、财务管理、内控管理或企业总体工作情况等,对象不同汇报内容也不同,同时要将材料的汇报时间和内容中相关数据统计的时间节点互相对应,以免出现数据前后不一致的现象。
二、汇报材料的准备
(一)注重材料的收集、学习。首先要对上级机关领导讲话、汇报材料予以收集并认真阅读学习,了解政策环境,学习汇报材料的思路方法。其次要收集公司领导的讲话和业务科室的汇报材料,了解领导讲话风格、意图,掌握企业重点项目进展或相关数据。
(二)注重日常的沟通交流。沟通交流,能有效帮助文字工作者了解企业目前重点工作,掌握基层工作动态,而企业各类会议是很好的载体,例如目前我公司办公室人员每天参加日生产碰头会,建立沟通交流群,做到及时掌最新工作动态。
三、汇报材料的写作
(一)理解意图,抓住主题。汇报材料的写作一般是根据上级机关领导提出的调研、检查要求或下发的文件,所以这就要求文字工作者要认真阅读下发文件,正确理解文件要求和领导意图,把握下发文件中检查和调研的主题内容,为收件材料和通篇谋划奠定基础。
(二)统筹谋划,列出提纲。理解把握了主题,该如何付诸书面写作,这就需要统筹谋划。而材料提纲是其具体表现形式,好的提纲能起到事半功倍的效果,它理顺了写作者的思路,例如汇报材料该分为几章,章与章之间如何衔接等,明确了该汇报材料的主次或突出的重点内容,例如汇报材料侧重点在哪,怎么组织等,而不是将材料堆积起来,这样即无重点也无逻辑性,所以提纲是整个汇报材料的核心。文字工作者可先提出自己的意见,列出提纲,后与领导沟通其是否合适,充分接受相关意见并加以修订。
(三)有的放矢,收集材料。初步列出的提纲,为收集材料指明了方向,做到有的放矢,哪些材料要收集,并且要充分利用网络媒体,了解相关法律法规要求,进行更加全面的收集。在收集材料的过程中,反过来对前期列出的提纲再加以斟酌并完善。收集材料时,特别要对各业务部门提供的数据进行核实确认,内容方面要粗中求精去伪求真,注重数据、事实及相应的比对,避免主观认为,例如上半年查出了xx起违章,员工行为进一步规范,应该要从上半年xx起违章,与同期相比,经过比对,发现违章呈大幅度下降,可以从侧面反映出员工的行为进一步规范,而不是主观判定员工的行为发生的变化。
(四)静下心来,正式起草。材料起草是一个思考、认知加深的过程,所以要静下心来加以思考,切忌心浮气躁。材料起草时,首先要突出重点,凡是符合上级领导意图或文件要求的、企业自有特点的内容都是汇报材料的重点,避免面面俱到,没有重点。其次要加以思考,提出观点,材料的重要作用就是支持观点,而观点反过来要统领材料,做到内容观点一致。最后要实事求是,少加主观判定,少讲套话,多讲实质性的内容,对成绩不添加枝叶,对问题不回避遮掩,切忌简单地将材料进行堆砌,形成假大空式的文章。
(五)细化润色,修订完善。材料的初稿重点是写作人对主题的把握,内容整体是否符合公司所要表达的意志,这就需要提交相关会议讨论审核。在讨论时,首先要讨论材料的结构形式,条例是否清楚,内容前后衔接是否恰当等。其次在思想和内容方面,是否体现了公司的意志,观点和内容是否统一,所列事实是否清楚正确,用语和措辞是否恰当等。汇报材料是讲给别人听的,要求材料要通俗易懂,因此汇报材料存在一个反复修订和完善的过程,写作者要摆正心态,虚心接受意见。
汇报材料的写作是一个持之以恒的过程,从事文字工作的人要通过不断收集、不断思考、不断付诸笔尖、不断积累,由小到大,由简到繁,总结经验,在实践中不断成长。
关于批复写作的几点体会
批复是一种常见的用于答复下级机关请示事项的文种, 属于回复性公文,其制作和应用以下级的请示为前提条件,因此,它的写作集中体现在一个复字上。笔者结合日常公文处理实践,谈谈对批复写作的几点体会。
一、要依问而复
所谓问,实际上就是下级机关的请示事项,包括下级机关工作涉及的方针、政策方面的重大问题,下级机关遇到无法解决的具体困难,请求上级机关给予指导和帮助等等。这种情况下,上级机关都应该用批复予以答复。也就是说,下级机关问什么,上级机关就应复什么。具体体现在以下几点:
(一)主送机关必须是请示的机关。比如,县政府报给市政府 《关于在县第二中学实施混合所有制办学体制改革的请示》,针对此文的批复,主送机关就是县政府。如果需要其他单位知晓或参与这项工作,可以抄送这些单位。例文中如市教育局需知晓或参与此项工作,就要在版记中注明:抄送:市教育局。
(二)观点、态度必须明确。无论上级机关对下级机关请求事项同意与否,都必须在正文中有针对性地明确回答, 不能模糊不清、模棱两可,切忌出现视情处理可能 等字眼,以免使下级机关无所遵循。有些批复直接在标题中 表明观 点 、 态度 。 例 如 ,《市政府关于同意 〈市 移动通信基站设施专项规划(2016-2030 年)〉的批复》,这种带有同意字眼的批复标题写作方式值得倡导。
(三)不议论、不引申。 批复的写作必须始终围绕下级机关的请示展开,一般不带有议论性语言,更不能凭空引申、过度解释。但适当紧扣批复内容强调工作重要性等承接性语言是可以使用的 。 如 《规划》是市城市规划体系 的重要组成部分,对指导我市中心城区城市供水事业的发展具有重要意义,你局要
二、要复而有据
批复提出的处理意见和办法,在一定程度上代表了上级机关对问题的处理意见,对下级机关具有行政约束力。特别是对一些重大事项的批复,具有较强的权威性。因此,必须有理有据,严格依据法律、法规、上级文件,结合本地实际情况,经过一定范围的研究,才能作出批复。例如批复中可以这样表述:根据 《中华人民共和国海域使用管理法》 《山东省海域使用管理条例》 等法律法规规定,经研究,同意开放式养殖用海海域使 用权续期年。批复中经常出现经研究这样的字眼,充分体现了批复文种的复而 有据。
三、要效质兼美
效就是效率时效。批复是针对下级机关急需得到上级机关的指示和帮助的请求而做出的回复,大多事情重要、时间紧迫,上级机关应当在第一时间作出批复,避免影响工作进程,造成工作被动。
质就是质量。笔者以为,公文虽不讲求辞藻华丽、 文采飞扬,但批复是公文中最有美感的。批复的行文言简意赅、庄重周严,在体现权威性的同时,也极具美感。批复继承了我国自古以来书信体 的优良传统。例如:你局 《关 于 的请 示 》 (〔2018〕号) 收悉。 收悉体现的是一种对话感, 传达了公文严肃之外的美感。 批复正文后面还一般带有此复这样的结束语,让人感受到公文不是冷冰冰的,而是有理有礼,体现了公文的美。
浅谈企业汇报材料写作的几点体会
汇报材料,是指下级向上级机关以书面的形式陈述企业工作情况。通过汇报材料,展示企业工作开展情况或某方面的经验做法以及取得的成效,提出相关存在的问题或建议,获得上级部门的支持和解答,使上级机关更加了解企业发展情况。为此,如何通过文字将企业工作情况直接明了、条理清楚、实事求是地陈述出来,显得尤为重要。
一、汇报材料写作特点
(一)材料的严肃性、服务性。汇报材料的严肃性、服务性决定了汇报材料不同于平常的通讯报道、等文章的写作,它要充分体现符合企业发展意见和观点、适应工作需要,服务于领导,承载着领导的观点和意见。汇报材料的形成过程(准备、起草、审核、修改、终稿)决定了材料工作者要有合作意识,充分发挥众人的智慧,写出高质的材料。
(二)材料的客观性、逻辑性。汇报材料要实事求是,主观理解或认为的因素较少,要从客观的角度展现企业工作情况和取得的相应效果,在此基础上,要合理组织,前后衔接、内容条例清楚,一目了然。
(三)材料的时效性、针对性。汇报材料的内容都有特定的对象,例如:安全管理、、内控管理或企业总体工作情况等,对象不同汇报内容也不同,同时要将材料的汇报时间和内容中相关数据统计的时间节点互相对应,以免出现数据前后不一致的现象。
二、汇报材料的准备
(一)注重材料的收集、学习。首先要对上级机关领导讲话、汇报材料予以收集并认真阅读学习,了解政策环境,学习汇报材料的思路方法。其次要收集公司领导的讲话和业务科室的汇报材料,了解领导讲话风格、意图,掌握企业重点项目进展或相关数据。
(二)注重日常的沟通交流。沟通交流,能有效帮助文字工作者了解企业目前重点工作,掌握基层工作动态,而企业各类会议是很好的载体,例如目前我公司办公室人员每天参加日生产碰头会,建立沟通交流群,做到及时掌最新工作动态。
三、汇报材料的写作
(一)理解意图,抓住主题。汇报材料的写作一般是根据上级机关领导提出的调研、检查要求或下发的文件,所以这就要求文字工作者要认真阅读下发文件,正确理解文件要求和领导意图,把握下发文件中检查和调研的主题内容,为收件材料和通篇谋划奠定基础。
(二)统筹谋划,列出提纲。理解把握了主题,该如何付诸书面写作,这就需要统筹谋划。而材料提纲是其具体表现形式,好的提纲能起到事半功倍的效果,它理顺了写作者的思路,例如汇报材料该分为几章,章与章之间如何衔接等,明确了该汇报材料的主次或突出的重点内容,例如汇报材料侧重点在哪,怎么组织等,而不是将材料堆积起来,这样即无重点也无逻辑性,所以提纲是整个汇报材料的核心。文字工作者可先提出自己的意见,列出提纲,后与领导沟通其是否合适,充分接受相关意见并加以修订。
(三)有的放矢,收集材料。初步列出的提纲,为收集材料指明了方向,做到有的放矢,哪些材料要收集,并且要充分利用网络媒体,了解相关法律法规要求,进行更加全面的收集。在收集材料的过程中,反过来对前期列出的提纲再加以斟酌并完善。收集材料时,特别要对各业务部门提供的数据进行核实确认,内容方面要"粗中求精""去伪求真",注重数据、事实及相应的比对,避免主观认为,例如上半年查出了xx起违章,员工行为进一步规范,应该要从上半年xx起违章,与同期相比,经过比对,发现违章呈大幅度下降,可以从侧面反映出员工的行为进一步规范,而不是主观判定员工的行为发生的变化。
(四)静下心来,正式起草。材料起草是一个思考、认知加深的过程,()所以要静下心来加以思考,切忌心浮气躁。材料起草时,首先要突出重点,凡是符合上级领导意图或文件要求的、企业自有特点的内容都是汇报材料的重点,避免面面俱到,没有重点。其次要加以思考,提出观点,材料的重要作用就是支持观点,而观点反过来要统领材料,做到内容观点一致。最后要实事求是,少加主观判定,少讲套话,多讲实质性的内容,对成绩不添加枝叶,对问题不回避遮掩,切忌简单地将材料进行堆砌,形成假大空式的文章。
(五)细化润色,修订完善。材料的初稿重点是写作人对主题的把握,内容整体是否符合公司所要表达的"意志",这就需要提交相关会议讨论审核。在讨论时,首先要讨论材料的结构形式,条例是否清楚,内容前后衔接是否恰当等。其次在思想和内容方面,是否体现了公司的"意志",观点和内容是否统一,所列事实是否清楚正确,用语和措辞是否恰当等。汇报材料是讲给别人听的,要求材料要通俗易懂,因此汇报材料存在一个反复修订和完善的过程,写作者要摆正心态,虚心接受意见。
汇报材料的写作是一个持之以恒的过程,从事文字工作的人要通过不断收集、不断思考、不断付诸笔尖、不断积累,由小到大,由简到繁,总结经验,在实践中不断成长。
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