电子政务是指运用信息及通信网络技术打破行政机关的组织界限,优化政府组织结构和工作流程,形成新的政府管理形态,实现政府、非政府组织、企业和公民之间的良性互动。电子政务系统实质上是政府办公自动化在范围和功能方面的延伸,从内部办公延伸到对外服务,它是面向社会的政府办公自动化。在电子政务系统中,公文的起草、审核、签署、发布以及收文办理等,都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务系统中运行的公文,是机关职能活动的历史记录,所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子政务公文处理平台产生的,它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法,而应将电子文件的管理功能嵌入电子政务系统之中,实行文档一体化管理与全过程管理等方式,并采取多种措施,以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。
传统的文件与档案管理,它们各自具有一套独立的管理流程,两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准,并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律,采取统一、严密的手段,高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较,最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组,达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化,从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。
一、电子档案管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点,如果还是象过去那样,按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档,分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件,那么电子文件的真实性就难于保证了,电子文件的流失也是不可避免的,并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改,或者有些已被有意或无意地删除;有些在文件形成时已提取了主题词,文件归档之后还要进行标引工作,这无疑是增加了劳动量。因此,必须贯彻“前端控制”的原则,即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端,也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸,从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说,在文件系统设计阶段,档案人员就要参与设计、进行指导;就应该考虑归档与归档后文件管理的需求,将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程,以保证在每一个流程之后,将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息,并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系,以保证文件归档时,将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
1.2“全程管理”原则
根据电子文件的特点,必须建立一个完整的管理体系,即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理,以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件全程管理原则具体应该体现在电子档案管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子档案管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例:设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定,同时监控和记录针对文件的一切操作,如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且,对文件进行的技术操作,包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录,对于证明和保证电子文件的行政有效性和法律证据性都有着重要的作用。
二、电子公文的真实性保障
判断传统文件的真实性,主要考察两个方面:一是文件载体的原始性;二是文件形式的原始性,其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化,就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件,因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的,载体的不固定性,使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念;二是电子文件的更改可以不留痕迹,复制起来真假难辨,处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性,主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的,主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理,并通过技术措施和管理制度,组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”,以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下,一般可采取的措施是:
2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制,防止非法侵入。
二是设置操作日志,自动记录实施操作的人员、时间、内容等。
三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前,对只有签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。
2.2身份识别技术
身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户,就可接受他对系统进行访问;如果验证不合法,计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。
2.3防写技术
将数字信息文件设置为“只读状态”,在这种情况下,用户只能从计算机上读取信息,而不能对其作任何修改,可以有效地防止用户更改数字信息内容,从而达到保护其真实性的目的。
三、电子公文的完整性保障
传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过,是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示,却随着使用软件的不同,其外观可能不一样,再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的,因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。
1.1“前端控制”原则
电子文件全程治理原则具体应当表如今电子档案治理体系体例与模式切实其实定、治理体系的设计与运行、治理轨制的内容和履行等方面。以电子档案治理体系对文件流程各阶段的治理和监控为例:设计的体系应对产生于机构内部各部分及其应用体系上的电子文件进行同一的归口挂号、分类、剖断,同时监控和记录针对文件的一切操作,如文件的创建、挂号、修改、审核、签订、分发等。并且,对文件进行的技巧操作,包含操作平台的转换、存储地位的改变等都应当记录下来。因为这种治理和跟踪记录,对于证实和包管电子文件的行政有效性和司法证据性都有侧重要的感化。
电子政务是指应用信息及通信收集技巧打破行政机关的组织界线,优化当局组织构造和工作流程,形成新的┞服府治理形态,实现当局、非当局组织、企业和公平易近之间的良性互动。电子政务体系本质上是当局办公主动化在范围和功能方面的延长,大年夜内部办公延长到对外办事,它是面向社会的┞服府办公主动化。在电子政务体系中,公函的草拟、审核、签订、宣布以及收文解决等,都是在电子政务的操作平台中进行。这些在电子政务体系中运行的公函,是机关本能机能晃荡的汗青记录,所以必须按照档案治理的请求进行归档和治理。但因为这些公函是经由过程电子政务公函处理平台产生的,它的特点决定了其归档和治理的方法并不克不及简单套用纸质文件的归档和治理办法,而应将电子文件的治理功能嵌入电子政务体系之中,实施文档一体化治理与全过程治理等方法,并采取多种办法,以确保电子文件的┞锋实性、完全性、可读性和安然性。
根据电子文件的特点,必须建立一个完全的治理体系,即对电子文件大年夜产生到永远保存或烧毁进行全过程和全方位的治理,以确保电子文件的┞锋实性、完全性和可读性。
传统的文件与档案治理,它们各自具有一套自力的治理流程,两个治理流程履行各自立管机关制订的轨制和标准,并且两个流程之间是经由过程文件实体的交代而连接的。而文档一体化治理是按照文件生成与运行规律,采取同一、雅绫擒的手段,高效地组织与治理文件。文档一体化治理与传统文件和档案治理比拟较,最大年夜的差别是经由过程对文件和档案治理流程的重组,达到两者在治理汕9依υ缝豢专度榜样上的一体化,大年夜而最大年夜限度地清除组织机构身分造成的两者在连接上的┞锋旷地带和削减反复性功课。
一、电子档案治理的原则
推敲到电子文件的易改性、易逝性等的特点,如不雅照样象以前那样,按照文件的生成、积聚、剖断、立卷、归档,分类、著录等次序按部就班地治理电子文件,那么电子文件的┞锋实性就难于包管了,电子文件的流掉也是弗成避免的,并且还会造成部分的反复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改,或者有些已被有意或无意地删除;有些在文件形成时已提取了主题词,文件归档之后还要进行标引工作,这无疑是增长潦攀劳动量。是以,必须贯彻“前端控制”的原则,即请求将本来纸质文件治理体系中后期阶段须要控制的手段提到前端,也就是说档案部分对于电子公函的治理工作的介入要向前延长,大年夜文件生命周期的“前端”就开端控制文件的归档晃荡。具体来说,在文件体系设计阶段,档案人员就要介入设计、进行指导;就应当推敲归档与归档后文件治理的需求,将集中治理一份文件的所有相干信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程,以包管在每一个流程之后,将相干文件及时归档。并且请求用户及时著录和剖断文件信息,并且把著录、剖断信息与电子文件之间建立接洽,以包管文件归档瓯,将该电子文件与相干信息一并移交或发送给档案部分。
1.2“全程治理”原则
二是设置操作日记 ,主动记录实施操作的人员、时光、内容等。
传统文件的完全性保障主如果经由过程辨别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过,是否保持着作为证据所请求的各要素。而电子文件的显示,却跟着应用软件的不合,其外不雅可能不一样,再加上电子文件的信息与其载体又是可以分别的,因而使得传统文件完全性的断定标准不再实用于电子文件。
2.2身份辨认技巧
2.3防写技巧
二、电子公函的┞锋实性保障
断定传统文件的┞锋实性,重要考察两个方面:一是文件载体的原始性;二是文件情势的原始性,其主如果指具体的文件内容、字体、笔迹以及具有法定效用的签订、印章等。只要个中的任何一项产生了变更,就可以对文件的┞锋实性表示困惑。但断定传统文件真实性的准则并不实用于电子文件,因为一是电子文件的载体与其信息是可以分别的,载体的不固定性,使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念;二是电子文件的更改可以不留陈迹,复制起来真假难辨,处理过程又具有隐蔽性。因而断定电子文件的┞锋实性必须更多地着眼于其内容的┞锋实性,主如果认定文件是否就是当时当人当事形成的,重要存眷的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采取法定法度榜样对电子文件的生命周期进行全过程治理,并经由过程技巧办法和治理轨制,构成一个贯穿电子文件大年夜生成、运作到处理全过程的安然“通道”,以词攀来包管数字信息的┞锋实靠得住性。在今朝的技巧前提下,一般可采取的办法是:
2.1在计算机体系中设置安然防护技巧办法
今朝比较一致的看法是,电子文件的完全性一是指电子文件和与之具有有机接洽的其他相干文件数量齐备;二是指每一份电子文件的内容、构造和背景信息没出缺损。为此,请求电子文件归档瓯,有关电子文件的支撑软件和软件的支撑文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一晃荡中,有时除了形成电子文件之外,还可能形成一些纸质文件,为保持这些文件之间的有机接洽,确保同一晃荡中形成的电子档案治理的信息完全性,应尽可能将这些纸质文件作数字化处理,作为电子文件一并保存。对于在不合应用体系平分散形成的、不号绫墙体的内容相干的电子文件,如有关同一事宜的电子文件一部分在电子邮箱中,一部分在电子表格或相干数据库中,则应收集齐备并保持有机接洽。在电子政务体系中按公函处理流程生成的公函,其构成要素包含文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等,都应纳入归档典范围。
一是建立对电子文件操作者的身份辨认与拜访权限的┞菲握,防止不法侵入。
三是对电子印章、数字签订等采取防止不法应用的办法。在国度立法机构正式颁布有关电子签章的司法实施之前,对只有签章的电子文件,归档时应附加有司法效力的非电子文件签章。
三、电子公函的完全性保障
将数字信息文件设置为“只读状况”,在这种情况下,用户只能大年夜计算机上攫守信息,而不克不及对其作任何修改,可以有效地防止用户更改数字信息内容,大年夜而达到保护颇┞锋实性的目标。
身份辨认技巧重要用于精确辨认通信用户或终端的小我身份。最常用的办法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号构成、只有本人和所应用的计算机知道。当合法用户请求进入体系拜访时,起首输入本身的通行字,计算机会将这个通行字与存储在体系内有关该用户的材料进行比较验证。如不雅验明他为合法用户,就可接收他对体系进行拜访;如不雅验证不合法,计算机就会拒绝该用户对体系进行拜访。
4.1采取通用技巧
打包保存法就是在保存电子文件的同时,将与电子文件相干的软件及其应用系同一并保存,并与电子文件存储在一路。在应用该电子文件时,可应用与该电子文件存储在一路的┞封些软件体系进行攫取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格局的电子文件,如用音频设备获抱病经由计算机处理的动态影像文件,应留意收集其非通用格局的紧缩算法和相干软件。
四、电子文件的可读性保障
再生性保存法是指将技巧过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案治理,合时地转移到纸张上或缩微品上的办法。如许应用时就不再应用计算机软硬件技巧攫取,大年夜而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦,并能很好地包管电子文件长久的可读性。其不足之处是掉去数字化信息可远距离传输、检索便利、应用灵活等特点。并且,有些电子档案信息,如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。
电子档案来自各个方面,来自各立档单位,往往是在不合的计算机体系榭瘴成的。其内容格局及数据构造不尽雷同。这种差别必定导致在应用过程输出时所应用的技巧与办法的不合。又因为计算机技巧的飞速成长,电子公函形成时所依附的计算机软硬件技巧不久就有可能过时,乃至新的软硬件无法攫取本来存储的数据,所认为包管数字信息档案经久可存取性,建议采取以下几种办法:
4.4再生性保存法
4.3拷贝法
4.5迁徙法
4.2打包保存法
迁徙法就是将数字信息大年夜一种技巧平台转换到另一种技巧平滔喔赡复制办法,它是计算机软硬件变更合时改变数字信息格局的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被攫取。迁徙也意味着数据信息年腋荷琐存储载体转移到另一个存储载体上,以进行数字信息的经久保存与攫取。采取迁徙法,平日是将对软件依附性强的格局迁徙到对软件依附性低的通用格局上。或者将数字信息大年夜品种繁多的格局迁徙到易于治理的标准格局中。今朝迁徙技巧被认为是保护数字信息经久存取的必须和好当的选择。但迁徙也不克不及“一劳永逸”,跟着电子计算机技巧的进级,还应合时再迁徙,大年夜而使数字信息随技巧更新而一代一代地向下贱存。
拷贝是在本来的技巧情况下,合时重写信息数据,防止因为存储载体物化机能变更而引起的信息损掉,这也是电子文件经久保存的一种根本办法,此法今朝已大年夜量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的经久保存上,但它不克不及解决电子文件因为计算机软硬件过时所引起的经久保存问题。
今朝,电子公函的形成方法多种多样、很不同一,这将给往后应用工作带来很多的艰苦。所以在电子文件归档瓯,应把属于特别格局的电子文件转换成通用的文件格局;或将电子文件建立在通用的数据平台上,以清除因为技巧不合或技巧过时所带来的影响。一般文字型电子文件以ml文档和rtf、tt为通用文件格局;图像电子文件以jpeg、tiff为通用格局;影像数据以mpeg、avi为通用文件格局;音频电子文件以wav、mp3为通用文件格局;多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格局。
以上介绍的几种办法,一般地说,对于应用频率很高、软硬件技巧未过时的、仅是存储载体理化机能产生变更的,可采取拷贝法;对于应用频率较高、软硬件技巧已快过时的,可采取迁徙法;对于应用频率较低、软硬件技巧已快过时的、并且确有经久保存价值的数字信息可用再生保存法。
5.1建立安然治理轨制
建立健全科学、合理、雅绫擒的治理轨制,大年夜每一个环节堵塞信息掉真的隐患,这也是确保电子信息档案真实靠得住的重要办法。
要实现电子政务情况下电子文件的科学治理,就必须贯彻“前端控制”和“全程治理”的原则;为包管电子公函的┞锋实性、完全性、可读腥吒巢然性,就必须采取一系列响应的技巧办法和手段,以确保治理目标的实现。
电子文件是由人制造的,其治理和应用都要按人的意愿进行。是以对参加电子文件制造和介入治理的人员必须加强治理,以防不测。必须制订一套人人都应遵守的安然治理轨制,以束缚涉及电子文件与电子档案人员的行动。实践证实,优胜的安然规范是包管数字信息安然的一项极为重要的办法。
在电子文件的安然治理过程中,仅靠轨制是不敷的,还必须加强对涉及电子文件人员的治理和教导。经由过程宣布道育或短期培训等门路,进步他们对包管电子文件和档案真实、靠得重视要性的熟悉,进步他们科学治理电子档案的本质,加强他们工作的义务感,并建立一丝不苟的工作风格。
5.2加强对电子文件制造和治理人员的治理和教导
五、电子文件的安然性保障
5.3建立全过程的治理轨制
电子文件大年夜形成到电子档案治理的开辟应用,中心要经由很多环节,哪一个环节出了问题,都邑影响到电子文件的┞锋实靠得住性。是以,建立全过程的治理轨制,明白各环节的职责请求,就显得异常重要。如电子文件形成之后,要及时收集积聚,以防分散状况下产生信息损掉;电子文件归档瓯,要严格检查相干文件是否收集齐备,不然就会给将来应用带来艰苦和麻烦;迁徙时,要卖力检查是否产生信息损掉。任何环节的忽视,都将对数字信息的┞锋实性与靠得住性造成伤害。
建立事业单位登记管理档案的主要目的,是贯彻实施《档案法》的有关规定,为加强对事业单位的登记管理和其他管理服务,为社会公众服务,为事业单位服务。XX年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为,做好事业单位登记档案管理工作,需要从以下方面着手:
一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低,在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位,由专人负责登记档案管理工作的同时,需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训,不断提高档案工作人员素质。目前,我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部,具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作,其工作量大,业务繁重,规范和提高事登档案管理水平,笔者认为自上而下组织专门培训,增强其专业性和稳定性很有必要。
二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位,我们登记管理部门需要从基础抓起。就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质,通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式,提高登记档案员的档案归档业务知识,这样就从源头规范了档案,提高了档案标准,便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。
三是发挥档案服务工作。登记档案最终的目的就是在于信息服务。对内在事业单位管理上,对外在经济社会发展中都发挥着极其重要的作用。要发挥好登记档案信息服务,就必须紧密围绕机构编制工作大局加强档案管理,抓好档案管理促进机构编制工作大局这个目标,应向经济发达地区学习,汲取档案管理和开发利用的经验和做法,积极开展信息开发和档案资料编研完善工作,以提高登记档案的利用和服务价值。
以下是更多的心得体会范文推荐:
公司党课心得体会
幼儿教师师德师风心得体会
义务教育心得体会
政府电子政务工作建设
政府电子政务工作建设第2页
对点数据交换方式,实现部门间信息交换一点介入普遍联通,和一套设施普遍使用这种模式避免重复信息交换建设,也减少各个部门间业务系统资源消耗,所以思路上来说,我们觉得有一个平台作为依托,这个是实现共享的重要的环节。档案管理工作的心得体会
通过这三个月在档案室整理资料,我学到了很多知识,也总结出了许多经验,这其中最大的感触是让我意识到做任何事情都不是想象中那样简单的。档案室为了加强对资料的保护工作,也为了让数据、资料查询更科学、快捷,在实际操作中重点落实归档,积极提高各种资料的可查阅性与办公效率,最大化地规范档案管理工作。对于我们沿印松第七项目部来讲,档案资料分为隧道资料、路基资料、涵洞资料、桩基资料、桥资料等,在进行归案的时候都应统一归档。
工作心得
而做好资料的统一归档,档案管理工作应采取以下四点措施:
一、专人负责。档案管理工作的特殊性使它与其他工作相区分,为了保证资料归档的完整性,必须指定专人管理,明确职责。
二、大多数的档案都可以采取电子归档的方法,这样一来在查阅的时候会更加方便快捷,也不会破坏原档案的真实性、完整性。
三、科学的归档工作除了要保证档案的安全外,还需保证其便于查询。所以在进行资料归案时要对其进行细致的整理,做到归档工作的有序性。
四、明确保管责任。在进行档案交接工作时,要及时做好台账,将资料名称、数量、单位、年度等信息详细记录,并由交接双方各自留存由移交人、接交人及监理签字的凭证。规范移交程序不仅方便档案管理,同时也是对相关人员的一种保护。
档案管理工作在工程实施进展中发挥着重要作用,它所提供的可参考、可查阅等功能,大大提高了工作效率与工作质量。通过对档案资料的整理,让我意识到做事情一定要脚踏实地,认认真真,不能有眼高手低的坏习惯。除了认真踏实外,我们还需要积极动脑去思考,这样才能有清晰的工作思路,提高工作效率,尽快达到既定的工作目标。
展开全文