推荐信一般由标题、称呼、正文和落款四部分组成。
(一)标题
推荐信的标题一般由文种名构成,即在第一行正中写上“推荐信”三个字。有的推荐信由于写推荐信同收推荐信双方关系较熟则可以不要标题。
(二)称呼
推荐信要在第二行顶格写上收信方领导的姓名和称呼或只写对方领导的职务,如“尊敬的××局局长:”。
如果推荐人同收推荐信的人是熟人朋友,则也可以用常见的私人信件一样的称呼,如“英华兄:”
(三)正文
推荐信的正文可以概括为开头、中段和结尾三部分构成。
1.开头
推荐信的开头既可以先问候一下对方,略叙思念之情,也可以开门见山直说其事,这要视你和对方的关系而定。假如你和对方见面较多,关系也较为密切,就无须太多的客套话了。要在开头介绍自己(或推荐人)的身份,以及自己同被推荐人之间的关系。同时说明写此信的意图。
2.中段
中段是推荐信的展开部分,要针对用人单位的情况需要,介绍被推荐人的一些情况,如学历学位、专业特长、外语水平、业务能力以及其他能力;以使对方能通过引荐信对被引荐人产生好感,从而达到推荐人才的目的。
如果是自荐信,更要写明自己在原来岗位未能发挥或没有机会发挥的潜能和特长。
3.结尾
再次表达自己希望能办成此事的愿望,恳请领导给予被推荐人工作或晋升机会,并向对方致以感激祝福之情。结尾处也可附上一些被推荐人业绩的有关材料。
4.落款
推荐信的落款要在正文右下方署上推荐者的姓名,以及成文日期的年月日。
有些推荐信还可以注明自己的详细通讯地址,以备以后必要时的联系之用。
申请北美的硕士研究生或博士研究生项目一般需要2至3份推荐信。
谁是最好的推荐人呢?录取评审委员会最看重那些与被推荐者有着或曾有过密切的工作关系的人或其他熟悉你的科研能力、学术水平、组织能力和领导才能的人士。在大学比较了解你的教授,在工作单位里的顶头上司或是你参与的其他社会组织,如各种学术和慈善团体的负责人,是理所当然的最佳推荐人人选。你也应当尽量避免请同一类型的人士给你写推荐信。你需要录取评审委员会对你有一个完整而全面的了解,不能只局限于在校的学习成绩或是工作上的表现。
除了推荐者的选择,推荐信的内容也有格外需要注意的地方。一封好的推荐信不仅需要出自一位在某一方面了解你的人士之手,而且这封信对你的评价必须要有具体的例子来佐证。许许多多的推荐信都犯着一个雷同而且是致命的错误,那就是几乎每一句话都堆满了赞美的形容词或名词,但却不举一件事例来证明。这样的推荐信是苍白无力的,它不能增加评审委员会对你的任何了解,甚至会让读者产生疑问:你的教授,你的顶头上司,为什么不能说出你任何一件具体的成就!
当然,即使是十分了解你的推荐者也不能保证完全了解或是记得你的具体成就和能力,他们也可能不清楚在推荐信上详细介绍你的重要性。你所应该做的是与推荐者交谈一次,提醒他们你所具有的能力和已获得的成就并表明你希望他们能够提到这些事实。
推荐者如果恰当地而又正面谈到申请人的不足,就会增加推荐信的真实性,而且也显示出对被推荐者深刻的了解。这样的推荐信就会更加有分量。
此外,许多申请者在细节上相当马虎,他们去替推荐者打印给自己的几封推荐信时,不仅行文的口气、格式完全没有变化,连使用的纸张、信封、字型、字号也一模一样。国外的评审委员会往往不了解中国的特殊国情,他们可能据此判断你在伪造推荐信。
总之,推荐信是除自述外最重要的出国留学申请文件,起着从侧面介绍、证明的作用。由于其客观性,推荐信能起到自述所起不到的作用。
如何写好求职信呢?写好求职信有什么技巧吗?当然有!如果你注意从以下几个方面去练习,很快就会掌握写好求职信的技巧。
1、求职信书写格式。
一般来说,求职信是属于书信范畴的,所以,基本格式应当符合书信的一般要求:主要包括称呼、正文、结尾、署名、日期、附录共六方面的内容。
(1)求职信称呼:求职信的称呼往往比一般书信的称呼正规9一些,在实际书写时要区别对待:如果写给国家机关、事业单位的人事司领导,则用尊敬的司长(处长、负责人等)称呼;如果对三资企业老板,则用尊敬的董事长(或总经理)先生;如果给各类企业厂长经理写求职信,则可以称之为尊敬的厂长(或经理);如果写给大学校长或人事处长的求职信,则称之为尊敬的教授(或校长、老师等)。但最好不要使用敬启事、前辈、师傅等不正规的称呼。当然有些自由体的求职信,也可以不要称呼。
(2)求职信正文:这是求职信的中心部分,其形式多种多样,一般都要求说明求职信息来源、应聘岗位、本人基本情况、工作成绩等内容。
(3)求职信结尾:一般应写明:A、希望对方给予答复,并盼望能有机会参加面试;B、写上简短的表示敬意、祝愿之类的。如祝贵公司兴旺发达、顺候安康、深表谢意等等,也可以用此致,敬礼之类的通用词。
(4)求职信署名:应注意与信首的称呼相一致。在国外一般都在署名前加上一些你诚挚的、你依赖的、你忠实的之类的形容词,你可以写上,也可以写成您的学生,也可以什么也不写,直接签上自己的名字。
(5)求职信日期:一般写在署名右下方,最好用阿拉伯数字写,并把年、月、日全写上。
(6)求职信附录:求职信一般都要求同时寄一些有效证件,如学历证、学位证、职称证、身份证、工作证(求职证)、获奖证书、户口等复印件以及、近期照片等,因此,你最好在正文左下方一一注明。这样做,一是方便招聘单位审核,二是给对方留下一个有条不紊、很负责任、办事周到的好印象。
2、求职信主要内容
(1)说明本人基本情况和求职信息来源。首先,在正文中要简明扼要地介绍自己,重点是介绍自己与应聘岗位有关的学历水平、经历、成就等,让招聘单位从一开始就对你产生兴趣,但详细的个人简历应作为附录。其次,你最好写出信息的来源渠道,比如据悉贵公司正在拓展海外业务,招聘新人,且昨日又在《报》上读到贵公司招聘广告,故冒昧地写信,前来应聘高级会计师一职。这样写后不仅师出有名,而且还可以让招聘单位感觉到招聘广告费没有白花。
如果你心目中的公司并没有公开招聘人才,确切地说你并不知道该单位需要不需要招聘人才时,你也可以写一封自荐信去投石问路。比如,久闻公司声誉卓著,发展迅速,且产品深受欢迎,据悉贵公司正在开拓新的业务领域,故冒昧写信自荐,热切希望早日加盟贵公司,我的基本情况是
(2)说明应聘岗位和能胜任本岗位工作的各种能力。这是求职信的核心部分,主要是向对方表明自己有本专业知识和工作经验,有本专业技能和成就,有与本工作要求相符的特长、兴趣、性格和有关能力。总之,要让对方感到,无论从哪个角度看,你都能胜任这个工作,在介绍自己的知识、学历、经验或成就时,一定要突出适合这项工作的特长和个性,不落俗套,起到吸引和打动对方的目的,千万不能写风马牛不相及的东西,比如本人想去应聘一公司的公关小组一职,你却在大写特写本人秀气、好静、爱好数学等与公关无关的东西,结果是肯定不会被录取的。
(3)介绍自己的潜力,比如,向对方介绍自己曾经做过各种社会工作,并取得了很好的成绩,则预示着你有管理和组织才能,有发展和培养的前途;如介绍自己刚从国外留学回来,则预示着你外语熟练,并熟悉国外生活环境,将来有可能开拓海外市场。
(4)表示希望得到答复面试的机会:在信的结尾,最好表示出希望对方给予一次面试的机会,表明自己希望早日成为贵公司一员的热切心情,并认真地写明自己的详细通讯地址,邮政编码和联系电话。如果让你的亲朋好友转告,则要注意联系方式方法以及联系人的姓名和你的关系,以方便联系。
3、求职信注意事项
(1)实事求是,恰如其分地介绍自己的能力和特长,既不吹嘘自己,又不贬低自己。
(2)重点突出,有条理,有针对性,篇幅以2―3页,1500字以内为好。过长,使人厌烦;过短,显得不严肃、不认真,给人留下印象不深。
(3)文笔要流畅,表达要准确,字迹要工整、漂亮。这实际上是首次考试,如果你写得一手好字,就要认真地写,并在署名后注明亲笔敬上等字样;如果你的字写得不好,你最好打印或请人代写,尽管这样做效果不好,但总比歪歪扭扭、难以认识的天书要好。
(4)精心选择照片,以便招聘单位目测。无论是免冠半身照,还是全身照,都要近期的,图象要清晰、柔美,不失真,可事先请亲朋好友参谋一下,选自己最好的照片寄去。
(5)学会用多种文字书写求职信。比如中、英文对照,或中、日文对照等,这既表明你的外语能力,又表示你对招聘单位的尊重。
(6)书写时最好使用钢笔、毛笔,圆珠笔也可以,但不能使用红笔和铅笔。因为,在国外红笔书写表示绝交,铅笔书写表示对人不尊重。书写完结后,最好仔细检查几遍,确认没有错别字和重漏字。
(7)信纸和信封,一定要选择较好的来使用,不要用太薄、太黄、粗糙的信纸和信封,在信封正面,最好贴上一张精美的邮票,以引起对方的注意。
4、失败的求职信,有以下四种:
(1)为对方限定时间的求职信,必定要失败。如本人于月日要赴外地出差,敬请贵经理务必于月日前复信为盼。这种写法,虽表面上看相当客气,可实际上是在限定对方时间,好象在给对方下命令,容易使人讨厌。
(2)为对方规定义务的求职信,必定要失败。如本人谨以最诚挚的心情,应聘贵公司的会计师一职,盼望得到贵公司的尊重、考虑和录用。这种写法,事实上是在强迫对方,因为这句话实际含义是:你如果不录用我,就是对我不信任。所以,你必须录用我,才能体现你的信任。
(3)用以上压下的口气写的求职信,必定要失败。比如贵公司的总经理先生要我直接写信给您;或者部长很关心我的求职问题,特让我写信给您,请多关照。这种求职信,让收信人看后很反感。因为他认为既然总经理(或部长)都有意了,你还写信给我干什么,真是多此一举,或者他认为这还了得,你最好去当总经理(或部长)的助理好了,我这里庙小,盛不下你这位有后台的大仙。然后把信撕成碎片,一扔了事。日后如果总经理(或部长)问起,他会回答根本没有收到过他的来信呀!会不会丢失了?
(4)吊起来卖式的求职信,必定要失败。如现已有多家公司欲聘我了,所以请贵公司从速答复。这实际上是在威胁人家,是在用别的单位来压他,好象是在说我可是一位人才哟,他们都抢着要聘我,你不聘我,就是不爱才、不识才、不用才。所以,往往会激怒对方,导致求职失败。
避免以上四种现象发生的办法,一是要谦虚谨慎,实事求是;二是要态度诚恳,语气谦和;三是要把自己放在一个正确的位置上。
看到一条招聘广告,欲发 求职 信时,你应意识到,其他人也看到了这条 招聘 广告,同样会寄出求职信与你竞争。
一般来说, 招聘 广告的应答人数在20―100之间。网上广告1小时之内就会有反馈,报纸广告24―96小时之内反馈最多。第3天一般是高峰期。如100人所发的 简历 中可能会有2―5份比较有竞争力,能赢得 面试 机会;其它95―98份 简历 只有耐心等待。你应该认识到,除非你的简历和 求职信相当出色,否则,也就是没有结果。
尽管这种方式成功率很低,但很多求职者乐意采用,一是因为他们认为看广告 找工作 是较为便捷的求职方式之一;二是不需要直接投资,只需要多花时间和耐心。而且,有些人的确是看广告就找到了工作。专家建议,如果你想通过看广告求职,必须写好简历和 求职信 。
必须牢记,你回答招聘广告的惟一目的就是赢得 面试 机会,能不能录用你,不仅要看广告应答的水平,还要看你的 面试 表现。
回答简洁。对照招聘要求,列出你的经验、能力、优势、你要看懂招聘广告,除了列出的招聘要求,往往还有其他潜在的要求,你所要做的就比其他人强一点点。并在你的简历中注意使用。
如果我不具备某项技能,至少你要说明我对此有兴趣,或正在学习。当然,你应该是真的。如果你具备这项技能,只是没有实际工作经验,应表明你有能力、有信心做好这份工作,并用学习成绩和对工作内容的深刻了解及其它经历来。编造工作经历对自己没有好处,单位在面试中很容易发现,怀疑你品质有问题。
如果广告中没有提到薪水要求,你也不要提,为什么要给单位理由提前把你剔除呢!如果在广告中要求注明薪水要求,单位是不想浪费时间,提前把一些人剔除出去,在这种情况下,你可不提工资,好像忘记说了;也可以标明工资范围。至少要有500―1000元/月的参照标准,并说明是根据你承担的责任大小和任务量的多少来定。
除了广告中要求的,不要主动提供无关的资料,这样做,结果就是增加被剔除的可能性。
求职信的好坏会很大程度地影响履历表的作用。一份好的求职信能为你赢得一个面试机会,但一份不好的求职信则会使履历表形同虚设。那么,怎样写求职信呢?
求职信的内容
要记住,求职信最重要的在于它与求职起着不同作用,许多履历表中的具体内容不应在求职信中重复。例如,工作经历、学历或是个人目标。履历表告诉别人有关你个人、你的经历和你的技能。而求职信告诉别人为什么你是这份工作的最佳人选。
一份求职信应做到以下三点:
1. 和写求职信的理由
信的首段要抓住招聘经理的注意力。说明你为何寄履历表,你对公司有兴趣并想担任他们空缺的职位。可以通过暗示你与公司雇员的亲属关系来表达你对公司的兴趣。要说明你干的是同一行业,有着同样的工作兴趣,或者你一直通过新闻了解公司或者这个行业。
如果你由一位朋友或同事介绍给公司,就在信中提起他们;因为招聘经理会感到有责任回复你的信(但是不要夸大其辞,如果你对公司或者这行业叙述不正确,招聘者会一眼就看穿的)。当你要求担任公司空缺时,要说得越具体越好。不要只说起工作职位,还应谈谈这个职位的要求。
2. 自我推荐
信的第二部分要简短地叙述自己的才能,特别是这些才能将满足公司的需要。没有必要具体陈述,因为个人简历表中将负责这些。
这部分你应强调你的才能和经验将会有益于公司的发展。不要在信中表示你会因聘用而收益多少,面对桌上一大堆履历表和许多空缺职位,招聘经理关心的不会是你的个人成就。尽可能地少用人称代词我,要让人感到你想表达的是我怎样才能帮你。
3.制定计划
信的结尾要表明你的下一步。不要让招聘者来决定,要自己采取行动。告诉招聘者怎样才能与你联络,打电话或者发E-mail,但不要坐等电话。要表明如果几天内等不到他们的电话,你会自己打电话确认招聘者已收到履历表和求职信并安排面试。语气肯定但要礼貌(一些应聘者会用一段话来解释履历表中不清楚的地方,比如就业经历中没有工作的阶段)。
求职信的格式
没有正式的格式,但在写信时要记住一些基本的规则。
信的左上角或者右上角要留出三行,用以填写家庭地址、国家、城市、邮政编码和日期。
称呼的后面要用冒号而不要用逗号,写称呼时要用正式的语气。
要用具体的称呼(例如不要写给有关负责人)。设法知道谁将收到你的信 。如果有必要,打电话询问公司。如果你还是不能确定具体的名字,就称呼招聘经理、人事部经理,或者就称经理。
每段之间必须空一行,没有必要首行缩进。
你可以用表格和粗体线来组织求职信并强调其内容,使文章易读,但要慎用。
结尾时应在姓名上方写上祝福的话,然后下面是印刷体的全名。在你的求职信中,名字与结尾之间一定要保留足够的空间。
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