制定接待工作计划,就是拟定接待方案,其主要内容应包括接待方针、接待规格、接待日程安排、接待形式、接待经费开支、生活安排等。以下是小编整理的接待客人策划方案范文,仅供参考!
篇一
一、接待计划的主要内容
(一)学习目标
熟悉接待计划的主要内容。
(二)拟定接待计划
接待来访者,特别是接待来访团体的第一项工作,就是要拟定出切实可行的接待计划。接待计划的主要内容包括:
1.接待方针,即接待的指导思想。
2.接待规格。针对不同的客人采用不同的接待规格。第一种是对等接待,即陪同人员与客人职务、级别大体一样,大部分接待都是对等接待。第二种是高规格接待,即陪同人员比客人职务要高,适用于比较重要的接待。第三种是低规格接待,即陪同人员比客人职务要低,主要适用在基层。
3.接待日程安排。接待日程安排应当制定周全,尤其是接待活动的重要内容不可疏漏,比如安排迎接、拜会、宴请、会谈、参观、游览、送行等事宜。接待日程安排还要注意时间上的紧凑,上一项活动与下一项活动之间既不能冲突,又不能间隔太长。
4.接待形式。
5.接待经费开支。
(三)相应知识
我国是一个多民族的国家,在制定接待计划和接待工作时,一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。下面简单介绍部分少数民族礼仪、习俗情况,供接待少数民族来访者时参考。
二、熟悉接待工作具体事项
(一)学习目标
熟悉接待工作的具体事项,更好地制定接待计划。
(二)熟悉接待工作具体事项
1.首先要了解清楚来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达的日期和地点。
2.填报请示报告卡片,将来宾情况和意图向有关领导报告,并根据对方意图和实际情况,拟出接待计划和日程安排的初步意见,一并报请领导批示。
3.根据来宾的身份和其他实际情况,通知具体接待部门安排好住宿。
4.根据实际工作需要,安排好来宾用车和接待工作用车。
5.在国家规定标准的范围内,尽可能周到地安排好来宾的饮食。
6.根据来宾的工作内容,分别做好以下安排。
如来宾要进行参观学习,则应根据对方的要求,事先安排好参观点,并通知有关部门或单位准备汇报材料,组织好有关情况介绍、现场操作和表演、产品或样品陈列等各项准备工作。
7.根据对方的工作内容,事先拟订出各个项目陪同人员的名单,报请领导批准后,即通知有关人员不要外出,并作好准备。
8.根据来宾的身份和抵达的日期、地点,安排有关领导或工作人员到车站、机场、码头迎接。
9.来宾到达并住下后,双方商定具体的活动日程,尽快将日程安排印发有关领导和部门按此执行。
10.在合适的时机按照大体对等的礼仪原则,安排有关领导同志看望来宾,事先安排好地点及陪同人员。
11.根据领导指示或来宾要求,作好游览风景区和名胜古迹的安排。
12.在条件许可的情况下,为来宾安排一些必要的文化娱乐活动,如电影、地方戏剧、晚会、书画活动、参观展览等。
13.根据来宾要求,安排好体育活动,通知体育场馆作好场地、器材等准备,并安排陪同人员。
14.来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应通知有关新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关。
15.事先征询来宾意见,预订、预购返程车船或飞机票。
16.来宾离去时,安排有关领导或工作人员到住地或去车站、码头、机场为客人送行。
(三)相应知识
为制定好接待计划,必须熟悉接待工作的具体事项,同时也要熟悉接待来访者的见面礼节。
1.见面礼节
(1)致意
致意是用语言或行为向别人问好,表示自己的慰问。致意是社交应酬的最简单、最常用的礼仪。例如:见面时问好、点头、举手、抬身、脱帽等都是致意。
打招呼是两个已经认识的人见面时的礼节。一天中首次见面,或一次活动中初遇,应问好,对方主动问好时,一定要相应回答。
打招呼是构成人际关系的重要内容。一双坦诚的眼睛,一副面带微笑的面容,声音热情地向人打招呼,是一个成功的秘书人员应具备的素质。
(2)握手
握手是表示友好的举止,是一种非常普遍的礼貌行为。当两个陌生人被人介绍相识时需要握手,朋友见面时需要握手,告别时也需要握手。它还是一种表示祝贺、感谢、慰问相互鼓励的善意行为。
通常双方相见时,主人,年长者,职高者,女士应先伸手;客人,年轻者,身份低者,男士可先问候,待对方伸手后立即随应再握手。
行握手礼时,距离受礼者约一步,上身稍前倾,两足立正,伸出右手,四指并齐,拇指张开向受礼者伸出,在齐腰的高度与对方恰到好处地认真一握,一般3-4秒,礼毕即松开。如初次见面,握手时间不宜过长;如老朋友意外相见,握手时间可适当加长,以表示不期而遇的喜悦。男士与女士握手,时间应较短。
一个人与多人握手时应遵守先高后低,先长后幼,先主后宾,先女后男的原则。多人同时握手时不要交叉,待别人握完后再伸手,也不可同时伸出双手与两人握手。
2.引见介绍
(1)自我介绍
自我介绍是在没有中介人的情况下,树立自己的形象和价值的一种重要方法与手段。
通常本人要镇定,充满信心,亲切自然,友善可掬,先向对方点头致意,得到回应后,向对方介绍自己的姓名、身份、单位,并可随之递上名片。自我介绍要根据交往目的、对象来决定介绍内容的繁简。
(2)介绍他人
为他人介绍时,介绍顺序为先把年龄轻的介绍给年长的;先把职位低的介绍给职位高的;先把宾客介绍给主人;先把男士介绍给女士。在双方的地位和年龄差不多时,应该先把与自己关系密切的人引见给另一方。如果把一个人介绍给众多人时,首先应该向大家介绍这个人,然后再把众人逐个介绍给这个人。集体介绍可以按照座位次序或职务次序一一介绍。
3.递接名片
(1)递送名片
名片的递送,要讲究礼仪。通常是在自我介绍后或被别人介绍后出示的。
递送名片时应起立,上身向对方前倾以敬礼状,表示尊敬。并用双手的拇指和食指轻轻地握住名片的前端,而为了使对方容易看,名片的正面要朝向对方,递时可以同时报上自己的姓名。
(2)接收名片
对待名片应像对其主人一样尊重和爱惜。若接名片,要用双手由名片的下方恭敬接过收到胸前,并认真拜读,此时,眼睛注视着名片,认真看对方的身份、姓名,也可轻轻读名片上的内容。接过的名片忌随手乱放或不加确认就收入包中,这是很失礼的。
(四)注意事项
礼节的一般关系。表面看来礼节只是待人接物的一种形式,但礼节的方方面面要求中都渗透着一定的人文道德观念。如:
1.讲究态度。尊重他人态度。
2.弄清关系。不同关系,就有不同的礼仪规范。
3.把握分寸。礼节之美就体现在分寸上。
4.送礼贵在适宜。对回报别人好意,是没有特别时间限制的。
篇二
一、迎接
迎接工作的一般步骤是:(开始)准备→欢迎→安排生活(结束)
1.准备
(1)准确掌握客人(团组)抵达的时间、地点、所乘交通工具以及给予的礼遇等。
(2)迎接前检查预定客房、车辆及餐饮。
(3)通知宾馆、车辆等部门做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门做好准备。
(4)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往迎接。
(5)做好其他准备工作。
2.迎宾
(1)准确掌握抵达时间。提前到达以示欢迎与尊重,不让客人久候或自寻目的地。
(2)出示接站牌。因初次见面和迎接地点拥挤喧闹,为便于识别,高举接站牌、横幅、小旗等迎接,使客人能从远处看到,主动前来接洽;应礼貌地问清客人情况,不要接错人,既保证接站顺利,又增加客人的自尊、自豪感,增进双方感情。
(3)热情相迎。主动上前打招呼、握手、问候以示欢迎;自我介绍或递名片(可由身份者将迎接人员介绍给来宾,接着介绍来宾,先介绍身份地位高的人);主动与客人寒暄,征得同意后帮客人提皮箱、行李,引领至车上。
(4)帮助客人与机场或车站联系签票、领取行李,组织装运行李。
3.安排生活
(1)将客送至住地,先让其洗浴更衣,以解旅途疲劳,再安排客人就餐。
(2)及时向客人提供《接待手册》,并征求客人对日程安排的意见和要求(如客人对日程安排提出变化要求,应报告有关领导同意后迅速通知各有关部门)。问客有无私人活动(探亲访友、购物)需帮助安排。
(3)分手时礼貌道别,并交待下次会面地点、时间、联系方法。
二、送客
送客是公务接待工作最后一环,可适当馈赠礼品,提醒别忘所带物品。送客的一般步骤是:(开始)准备→欢送(结束)。
1.准备
(1)核实客人离境的准确时间、地点、所乘交通工具;商定集合、出发的时间。
(2)通知宾馆、车辆等部门提前做好准备;重要来宾以及重要团组的接待,根据需要通知保卫、新闻、卫生、机场、车站等部门提前做好准备。
(3)通知并组织有关领导和部门按预定的时间、地点前往欢送。
(4)组织装运行李,检查客人是否有遗漏物品。
2.欢送
(1)为表隆重,参加接待服务的人员可在客人住地列队欢送。
(2)送客人至机场(车站、码头)。
(3)挥手告别并配以关切牵挂的道别语,待飞机起飞(车船开动)后再离开。
三、注意事项
1.严格照接待方案安排和组织迎送。
2.准确掌握客人抵离时间、地点和所乘交通工具,及早通知全体迎送人员和有关部门。如有变化,应及时通知。
3.接站人员应提前到达机场(车站、码头)迎候客人,以示欢迎与尊重;送客要待飞机起飞(车船开动)后再离开。
4.根据需要事先安排贵宾休息室;对首次来访、彼此又不认识的客人,应事先准备好接站牌。
5.客人抵达住地后,不宜马上安排活动,应稍事休息,给对方留下更衣时间。
6.在迎送过程中,应热情周到,服务规范,善始善终,文明礼貌。
7.对需要购买回程飞机、车、船票的客人,要事先了解离开的日期,乘坐何种交通工具,收齐预付款,交票务人员办理。票办妥后,要提前通知客人。
大型会议接待方案(一)
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
(1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
(2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
(3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
(5)摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会场;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录,写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
大型会议接待方案(二)
根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同,对会议的组织方法,礼仪要求也不同。
首先是会议的筹备工作。
根据会议规模,确定接待规格。
发放会议通知和会议日程。
会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。
选择会场。
选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:
第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:“绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。”
第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议是从这里开的,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成损失。
第四:要有停车场。现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。
会场的布置。
会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
坐席的配置要是和会议的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
①圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10—20人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
②口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。
③教室型。这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。
准备会议资料。
会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
会议前的接待礼仪。
会前检查。
这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
提前进入接待岗位。
接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
①签到。设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。
②引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。
③接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。
会议中的服务礼仪
会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。
其他服务会议按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。
如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。
做好会后服务的准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
会后服务
会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。
清理会议文件①根据保密原则,回收有关文件资料。②整理会议纪要。③新闻报道。④主卷归档。⑤会议总结
大型会议接待方案(三)
一、会前
1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、确定方案,签订合同,预付定金。
二、会中
1、会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议等会议相关物品。
3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供服务及相关服务。
三、会后
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
为了更好的接待与会人员,需要制定一份会议接待的方案。以下是小编整理的会议接待方案优秀范文,欢迎阅读!
篇一
一、接待时间:20xx年X月X日—X月X日
二、接待地点:
接送机地点:西宁机场
下榻酒店:XX大酒店(银龙大酒店,神旺大酒店,青海宾馆等)
会议地点:XX大酒店会议厅(银龙大酒店会议厅,神旺大酒店会议厅,青海宾馆会议厅等)
三、接待对象:
嘉宾等一行人及其陪同人员
四、接待负责人员:总负责:接待办
跨部门接待小组:相关领导,秘书组,行政组,宣传组,保卫组
五、接待前期准备工作:
1.制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间2.食宿安排,提前预定3.迎接车辆安排
4.迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作)5.相关接待人员,负责相关接待工作
六、机场接待
1.机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,在一层到达电梯口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处(签到台桌子规格1.8×0.5×0.75)。接待组由此将客人集中带出乘车。2.在廊桥出口、候机厅二层到达电梯口及接待处放置简易欢迎标语牌(80×180cm以下易拉宝)。
3.由服务科按照按正常要客接待程序接待。
4.对于重要领导等特殊客人,由团省委提出要求,机场团委负责申请办理有关接待人员通行证,安排相关人员协助在廊桥出口处迎接。
硬件附注:易拉宝2个(其中1个2米),接待处牌子和桌子,笔若干支,迎宾牌,授带10条
七、酒店入住
1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。
4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
八、用餐(早餐、中餐、晚餐)
1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。
2.餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。
九、会议前的筹备工作
1.选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。
2.会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一
3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
十、会议接待
1.欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司考察指导”
2.会场整理及布置
1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场整齐有序,空气清新
2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一,香烟可交于陪同人员级别者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。
3.联系陪同人员,讲解员。根据客户考察目的及需要,确定陪同人员并及时告知其准备事宜,以便顺利沟通:会谈开始前1小时,再次提醒相关人员4.领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座。
十一、座谈
1.企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍ppT)2.技术交流(技术人员ppT讲解,互动)
3.会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定)4.拍照(依重要程度,进行拍照留档)5.摄像(依重要程度,进行摄像留档)
十二、会后服务准备
做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排。
十三、会后服务
会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店
篇二
一、会议概况:
(一)会议时间:xx
(二)会议地点:xx
xxx
电话:xxxxxxx
联系人:xx
(三)参加会议人员
东北九城市公安局主管政治工作局长、政治部主任、政治部秘书处处长、干部处处长,特邀佳木斯市公安局有关领导与会,约50人。
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长:xxx
副组长:xxx
领导小组下设办公室,负责人xxx,具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位:政治部各处、机关党委、指挥部宣传处、行政处、后勤保障中心、朝阳分局、净月分局、锦程分局、巡警支队、*支队领导各1人。
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人:xxx
成员:秘书处有关人员
职责:
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记,制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人:xxx
成员:*支队、巡警支队、政治部各处、行政处、后勤保障中心、指挥部宣传处、机关党委。
职责:具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人:xxx
(1)会议抽调政治部秘书处轿车3台、干部处2台、组织处2台、老干部处2台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)会议抽调行政处、后保中心、巡警支队丰田面包车各1台,*支队前导车1台。主要用于参观、游览。
(3)各单位抽调公务车于8月9日上午8:30分到名门饭店会务组报到,接受任务;*前导车、3辆中客8月10日11:30到名门饭店会务组报到。
(4)联系*支队,确定具有长春特色参观路线。游览期间,沿线主要街路由*安排勤务。
(5)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(6)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(7)联系各代表团铁路定票,为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人:xxx
8月9日,各代表团报到当天,由政治部有关领导及政治部各处处长负责迎接。对坐车来的代表,派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表,派车到车站迎接(由责任单位自制接站牌)。
具体分工:秘书处负责迎接沈阳、哈尔滨、佳木斯代表;干部处负责迎接鞍山、大连代表;组织处负责迎接吉林、抚顺代表;老干部处负责迎接大庆、齐齐哈尔代表。
3.纪念品
负责人:xxx
(1)用于登长白山准备雨衣60件,秘书处负责统计会议代表服装号,于8月10日发到会议代表及工作人员手中。
(2)奥迪A6车模60辆,由秘书处购买并在会议代表入住时送到房间。
(3)准备给白山市局纪念品10份,以表感谢。
4.住宿
负责人:xxx
(1)住宿。会议代表统一住名门饭店。各市局主管政工局长,党委委员、政治部主任安排单独住一标准间,其它代表2个人住一标准间,各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。9日各代表团报到后,市局在名门饭店举行欢迎晚宴,拟请x座陪(摆牌)。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位,一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标,摆放鲜花,代表座签等,要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
(1)游览长白山及市区内伪皇宫、一汽大众公司。
责任人:xxx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动(净月分局、锦程分局负责联系和派出警卫人员4人、并安排解说人员)。
要求:游览长白山要确保安全,每辆车要配备350兆对讲机I台(共5台),前后呼应加强联系(联系指挥部通讯处);鉴于路途较远及长白山西坡封闭的实际情况,要与白山市公安局沟通,协助做好保障工作;车辆进入白山市界,要有白山*前导车迎接并导,要请白山市局联系3名导游,随同代表一同上山沿途介绍长白山然风光;负责培训3男3女既6名随车导游(拟从政治部内挑选)。
(2)8月11日晚,举办联欢晚会。
责任人:xxx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手,制定由各代表团参与的演出计划(请与朝阳分局联系)。
6.宣传报道
责任人:xxx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像记者各1人,全程跟踪服务(迎接、会议、游览)。
(3)将代表的照片装入相册,录像刻制光盘,在代表返程前交到代表手中。
7.医疗保障
责任人:xxx
门诊部派1名医生全程保障。每天要定时到代表房间巡、问诊,要分考虑到去长白山、路途遥远易晕车,高山缺氧、爬山困难的实际,备有关药品和医疗器械。
一、会前
1、与会议主办方洽谈,了解会议要求及所需服务项目。
2、提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息,并制定完备的会议预案书给会议方。
3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
4、确定方案,签订合同,预付定金。
二、会中
1、会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。
3、会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4、会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。
5、会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。
6、会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7、会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8、会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三、会后
1、结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐。
2、资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册。
3、合影:会议期间参会人员集体合影,会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。
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