医药代表月度工作计划表

根据公司领导的指示，紧接着的工作就需要我们开始着手进行规划了。计划方案有助于帮助我们更快速的进入好的工作状态。有没有因为要写工作计划而感到发愁呢？有请驻留一会，阅读小编为你整理的医药代表月度工作计划表，相信你能从本文中找到需要的内容。

一、目前医药市场分析：
目前在全国基本上进行了点的销售网络建设，但因为零售价格过低，18.00元/盒，平均销售价格在11.74元，共货价格在3—3.60元，相当于19—23扣，部分地区的零售价格在17.10元/盒，因为为新品牌，需要进行大量的开发工作，而折合到单位盒的利润空间过小，造成了代理商业或业务员不愿意投入而没有进行必要的市场拓展.
经过与业务员的大量沟通，业务员缺乏对公司的信赖，主要原因是公司管理表面简单，实际复杂，加上地区经理的感情及不合适的沟通措辞其他相关因素，造成了心理上的压力，害怕投入后市场进行新的划分、或市场的失控，造成冲货、窜货的发生，不愿意进行市场投入，将变为情感的销售，实际上，因为低利润的原因，这样的情况将可能持续到每个市场的润利润在10000以后才有所改变。
如果强制性的进行市场的划分，因为公司没有进行必要的投入、更没有工资、费用的支持，加上产品的单一、目前利润很少，并没有让业务员形成对公司的依赖、销售代表对公司也没有无忠实度，势必造成市场竞争的混乱，相互的恶意竞争，不仅不能拓展市场，更可能会使市场畏缩。
二、营销手段的分析：
所有经营活动必须有一个统一的营销模式，而不是所谓的放任自流，凭借代理商的主观能动性去把握和操作市场，因为产品价格定位、产品用途的定位、同类产品的竞争分析等综合因素的考虑，更不可能期望于业务员替换单盒利润空间大的某个产品，事实上也是如此，与我来公司的前提出的以0tc、以农村市场为目标市场的市场销售定位为主、以会议营销实现网络的组建和管理，迅速提高市场的占有率。而依据业务员的自觉性来任其发展，公司只能听凭市场的自然发展，失去主动性。
三、公司的支持方面分析：
到目前为止，公司对市场支持工作基本上为0，而所有新产品进行市场开拓期，没有哪个企业没有进行市场的适当投入，因为目前医药市场的相对透明，市场开拓费用的逐步增加，销售代表在考虑风险的同时，更在考虑资金投入的收益和产出比例，如果在相同投入、而产出比例悬殊过大，代表对其的忠实度也过底。而比较成功的企业无疑在新产品进入市场前期进行必要的支持与投入。
四、管理方面分析：
新业务员及绝大部分业务员对公司管理存在较大的怀疑，几乎所有人的感觉是企业没有实力、没有中外合资企业的基本管理流程，甚至彼此感觉缺乏信任、没有安全感。
企业发展的三大要素之一是人力资本的充分发挥、组织行为的绝对统一、企业文化对员工的吸引及绝对的凝聚力。
管理的绝对公平和公正、信息反馈的处理速度和能力的机制的健全。而目前公司在管理问题上基本还是凭借主观的臆断而处理问题。
根据以上实际情况，为了保证企业的健康发展、充分发挥各智能部门的能动性、提高销售代表对企业的依赖性和忠实度，对年工作做出如下计划和安排：
一、市场拓展和网络建设：
目前市场基本上实现了布点的完成工作，通过近半年的彼此磨合与考察，对目前所有人员的资性程度应该得到认可，为了绝对回避风险，企业应该确定其管理的主要地位，然后适当进行必要的诱导和支持，进行市场的拓展和网络建设工作，具体要求如下：
二、营销计划：
根据目前市场情况，应该确立以目前地区经理为主要负责人、网络拓展的基础的整体思想，仍然将市场定位在otc及农村市场上，必须加强对市场网络组建的要求，保障点面的结合工作。
XX年全年计划销售70万盒，力争100万盒，需要对市场问题进行必要的分析，对进行更细致的划分，并进行必要的工作指导和要求。
三、市场支持
1、为了保护好市场，扩大铺底范围，加大对商业的管理工作，年底需要完成70万盒的销售回款，对市场铺底必须达到110万盒
2、在8月底前，要求全部代表进行必要的招商、招聘工作，要求在当地招聘，费用控制在XX内，公司用货物支持，对不能配合的地区经理资格。对招商业成功的地区实行奖励，凡新开发的地区，一次性销售5件以上，给予1件的奖励。
四、管理建议
公司应该形成规范的管理，绝对避免给业务员造成管理混乱、动荡的错觉，明确一切销售活动都是为公司发展的观念，树立管理者的威信，明确目前是市场开发阶段，业务员并非能赚取多少利润的现状，让业务员全心投入;指定公司以otc、会议推广销售的网络组建模式，再实现适当的微调，而不是放任自流。
要求公司做好如下的工作：
一、目标明确：
所有销售都是为公司服务，所有员工都是企业的资源，销售活动是为企业发展服务。无论销售公司的什么产品，都是属于公司。而全部的网络、人员本身就是公司的资源，应该充分利用此资源，进行整体营销售及管理。
二、分工仔细：
既然已经成立了营销售中心，应该将整个业务转移到，所有合同的管理、合同的审查、货款的催收、商业档案收集及管理、发货的确定等等，乐山只能作为特殊合同的审批、和后勤保障工作。
没有哪个企业销售中心根本不知道详细的发货情况、销售情况、回款情况的，这无论对市场的信息反馈还是市场控制都不利，营销中心对市场的决策主要信息来源为各种销售数据，如果失去这些数据，营销中心失去意义。
因此，具体要求为：
1、的智能：
负责全部的销售工作，乐山应该将全部的信息反馈直接转交到，进行必要的信息处理，而不是出现许多乐山事先进行处理、处理不下来后再让处理的局面，让业务员失去对企业的信任度。
2、乐山的智能;
提供每天的销售信息，发货、回款信息，应该严格管理，对重大合同实现审批。只能作为后勤保障和问题的最终决断处理。
三、具体的要与安排：
1、召开一次全国地区经理会议，规定统一的市场运做模式，加强业务员对企业的信心，提高对企业的凝聚能力。
2、要求对市场进行细分、进行招商、招聘，费用有公司采取用药品冲抵的方法，减少公司现金的支出。
3、继续加大对市场的保护，要求统一销售价格。加大对市场的支持力度。
4、加强对合同和商业的管理。

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医药销售工作计划表

无论从事什么行业，为了让工作有条理进行，事先制定工作计划是关键。下面是由小编为大家整理的“医药销售工作计划表”，仅供参考，希望对您有所帮助!

医药销售工作计划表

一、 目前的医药市场情况

目前，全国都正在进行着医药行业的整改阶段，但只是一个刚刚开始的阶段，所以现在还处在一个没有特定的规章制度之下，市场过于凌乱。我们要在整改之前把现有的企业规模做大做强，才能立足于行业的大潮之中。

现在，各地区的医药公司和零售企业较多，但我们应该有一个明确的发展方向。现在是各医药公司对待新产品上，不是很热衷。而对待市场上卖的开的品种却卖的很好。但是在有一个特点就是要么做医院的品种买的好，要么就是在同类品种上价格极低，这样才能稳定市场。抓住市场上的大部分市场份额。

现在，医药行业的弊端就在于市场上同类和同品种药品价格比较混乱，各地区没有一个统一的销售价格，同样是炎虎宁各地区的和个生产厂家的销售价格上却是不一致的，这就极大的冲击了相邻区域的销售工作。使一些本来是忠诚的客户对公司失去了信心，认同感和依赖性。

以前各地区之间穿插，各自做各自的业务，业务员对相连的区域销售情况不是很了解，势必会对自己或他人的销售区域造成冲击。在药品的销售价格方面，在同等比例条件下，利润和销货数量是成正比的，也就是说销量和利润是息息相关。

二、工作总结

自从做业务以来负责xxx和xxx地区，可以说xxx和xxx把这两个非常好的销售区域给了我，对我有相当大的期望，可是对于我来说却是一个相当大的考验，在这过程中我学会了很多很多。包括和客户之间的言谈举止，自己的口才得到了锻炼，自己的胆量得到了很大的提升。

可以说自己在这一年中，自己对自己都不是很满意，首先没能给公司创造很大的利润，其次是没能让自己的客户对自己很信服，有一些客户没能维护的很好，还有就是对市场了解不透，没能及时掌握市场信息。这些都是我要在XX年的工作中首先要改进的。

XX年，新的开端，xxx既然把五个大的销售区域交到我的手上也可以看出下了很大的决心，因为这些地区都是我们的根据地。为我们公司的发展打下了坚实的基础。

三、下面是我对下一年工作的想法：

1、对于老客户，和固定客户，要经常保持联系，在有时间有条件的情况下，送一些小礼物或宴请客户，好稳定与客户关系。

2、在拥有老客户的同时还要不断从各种媒体获得更多客户信息，包括货站的基本信息。

3、要有好业绩就得加强业务学习，开拓视野，丰富知识，采取多样化形式，把学业务与交流技能向结合。

结合以上的想法，下面是我今年对自己的要求：

1、每月要增加至少15个以上的新客户，还要有5到10个潜在客户。

2、每月一个总结，看看自己有哪些工作上的失误，及时改正下次不要再犯。并及时和内勤沟通，得到单位的最新情况和政策上的支持。

3、见客户之前要多了解客户的状态和需求，再做好准备工作才有可能不会丢失这个客户。

4、对所有客户的都要有一个很好的工作态度，但是对有一些客户提出的无理要求上，决不能在低三下气。要为公司树立良好的形企业形象。

5、客户遇到问题，不能置之不理一定要尽全力帮助他们解决。要先做人再做事，让客户相信我们的工作实力，才能更好的完成任务。

6、要对公司和自己有足够的信心。拥有健康、乐观、积极向上的工作态度，这样才能更好的完成全年任务。

7、与其他地区业务和内勤进行交流，有团队意识，这样才能更好的了解最新的产品情况和他们方式方法。才能不断增长业务技能。

以上就是我这一年的工作计划，工作中总会有各种各样的困难，我会向领导请示，向其他的业务员探讨，研究客户心理，共同努力克服，为自己开创一片新的天空，为公司做出自己最大的贡献。

人事月度工作计划表

为了确保公司的高速发展，为公司提供强有力的人力资源及后勤保障，人事行政部20xx年度工作目标是：认真学习，落实公司的经营的长远规划，以求真务实的态度，落实公司对人事行政部的人力资助人源及工后勤力工作的布置，统一思想，加强服务意识，做好本部门承担的工作。
第一部分：人力资源工作计划
20xx年将是公司高速发展的一年，发展中最首要的保障就是人力资源保障，人力是根本。所以20xx年，人事行政部将根据公司经营策略的需要，在人力资源工作中将围绕以下几方面开展工作：
一、人事招聘、人力资源开发以及组织结构完善。
1、20xx年将根据公司职位设置及人员配置计划，确定招聘需求及人力资源开发计划。
2、招聘方式及渠道。
⑴、主管以上管理人员，人事行政部将会同集团人力资源中心一起沟通、协作招聘，主要渠道以内部提升、网站招聘、猎头公司为主。
⑵、一般员工，由人事行政部自主招聘，主要渠道以公司内部提升、同周边人才市场、职介所合作、招聘网站发布、及张贴小广告的方式进行招聘。
3、招聘政策。
⑴、内部提升优先，公司职位空缺，优先从基层员工中挑选有能力胜任该职位的员工进行竞聘，选拔提升。
⑵、德才兼备者优先，在人员的选择中，注重员工的个人品德、工作能力、团队协作精神，让品德优秀、有才干、集体观念强的人才进入公司。
⑶、对公司忠诚度高的人才优先，为了保持员工的稳定性，减少不确定因素的流失，在人员选拔过程式中，对公司忠诚度高的员工优先选拔及重用。
4、招聘费用预算。
⑴、网络招聘费用：（无），网络招聘利用集团招聘网站及资源，由集团承担费用。
⑵、人才市场招聘费用：按全年到人才市场招聘6次左右计算，预计费用为：2280.00元左右。
⑶、猎头费用：（无），高层职位如果需要与猎头公司合作，人事行政部将与集团人力资源中心沟通与集团共同完成。
⑷、全年总计费用：2280.00元左右。
5、组织结构完善。
⑴、根据因事设人的原则，确定20xx年度公司组织结构。
⑵、根据公司发展的需求设定组织结构的原则及时调整公司组织结构。
⑶、精简臃肿的组织机构，压缩非必要的编制人员，减少管理层级，确保工作效率的提升及工作汇报、沟通的及时有效。
⑷、对市场硬件设施进行改善及添置，增加安全防范设备，减少人员编制，降低运营成本，加强人员培训，精兵强将，不断提升市场管理水平及服务水平。
二、培训
培训工作作为20xx年度人事行政部的重点工作开展，争取在以下几方面争取得一些长足的进展：完善培训体系、建立培训档案、制定培训纪律与考核制度等。从实际需要出发，从提高服务意识及技能需求出发，开展好培训工作。
1、培训内容：
⑴、根据20xx年公司发展的各个阶段，对公司职员以上管理人员，将主要进行，公司制度、管理能力、专业技能知识、办公室礼仪、良好的沟通、成本控制、团队建设、执行力等方面的培训。
⑵、对基层员工，特别是市场服务部安全队员，主要以军事技能、消防技能、处理突发事件能力、公司制度、有效沟通、个人能力提升等方面进行培训。
2、建立完善的培训体系：
⑴、建立并完善新员工入职培训体系：
了解员工的基本情况—准备新员工入职培训的配套资料—拟定培训计划—发放新员工培训调查问卷—执行培训计划—培训后考核—建立员工培训跟踪表—新员工座谈—新员工到各岗位安排—跟踪新员工直接上级，对其岗位技能培训—新员工试用期满转正考核。
⑵、完善岗位技能培训体系：
由其直接上级对新员工进行岗位技能的系统培训。
由其直接上级对各岗位员工进行反复的强化喜训，不断提高其专业工作能力，促进其工作水平。
⑶、加强晋升培训体系：
要求每位晋升或即将晋升的员，都必须参加相应的管理技能、专业知识的培训，并且在考试合格后，才能担任相应的职务。
⑷、外部培训体系的建立：
加强与行业主管部门、行业培训机构、咨询顾问公司、高等院校的沟通交流。
根据外部培训的不同科目，选派不同的人员参加外部培训，学习先进的生产、管理方法，提升公司内部的管理水平，对参加外部培训的人员必须要签订培训协议。
参加外部培训人员的考核成绩及培训心得、总结等，必须以书面形式汇报给其直接上级及人事行政部，作为个人考核的重要部分，对参加培训不能认真对待，考核成绩差的人员，要予以处罚，考核成绩好的人员公司要予以表扬。
3、培训档案完善：
⑴、培训资料档案的建立：
所有培训的教案要保留，建档。
岗位职责及工作流程资料的留存。
行业相关部门，政府机关下发的学习资料及文件的归档留存。
所有购买的以及集团下发的书籍、音像资料等出版物，进行分类编号登记建档。
⑵、培训活动档案
培训的考勤记录
培训的考核试题、成绩的记录。
员工培训跟踪表。
4、培训制度完善：
⑴、新员工入职培训制度完善，只有通过培训，入职考核的才能录用。
⑵、晋升培训制度完善，只有接受专业技能培训，岗位职责培训并通过考核的才能晋升或转正。
⑶、岗位培训制度的完善，没有完成岗位培训的员工不能转正，不能胜任本职工作的员工必须参加岗位培训，否则不得上岗。
⑷、培训活动管理制度完善，对培训的开展、记录、考核等工作做出明确规定，避免培训科目的泛滥、培训内容的空洞、培训目的的盲目。
5、培训费用预算：
⑴、培训资料费用：计划1500.00元左右。
⑵、外部拓展培训费用：计划5000.00元左右。
⑶、政府、行业管理部门培训：计划5000.00元左右。
三、绩效流程及制度完善。
1、绩效考核：
根据集团管理中心要求，开展绩效考核工作，人事行政部门将调动各部门积极的参与绩效考核工作。以工作目标的达成为考核标准，如实的反映每位参与考核的人员的工作业绩及工作效率，考核结果将作为公司奖惩的依据，也将作为绩效管理的手段，以绩效考核促进每个参与考核人员的工作能力。
2、工作流程改善：
⑴、对各部门及各岗位的工作流程优化，提高工作效率，降低工作成本。
⑵、激励员工在工作中，提出合理化建议，改进工作流程
⑶、组织员工对工作流程学习在工作中，恰在此时当运用各种工作手段。
3、制度检讨：
⑴、根据公司20xx年度的组织结构，制定相应的管理制度及岗位职责。
⑵、对不适宜的制度予以废止，修订适应公司发展的各种规章制度。
⑶、根据国家法律、法规，行业规定，制定相关制度，制度条文不得与国家的法律法规相抵触。
⑷、制度监督落实：
组织员工对公司制度学习，充分了解公司的各项制度。
根据制度的执行情况，制定相应的实施细则。
注重检查、落实，将各项制度落实到实处。
四、薪酬、福利规划。
1、薪酬：
⑴、根据市场行情，制定有竞争力的各种薪酬标准。
⑵、在年度薪酬福利制度检讨的时候，完善工资结构，使基层员工的工资更趋于合理。
⑶、制定20xx年度工资总表
2、福利：
⑴、按公司的规定给员工提供免费的餐饮及住宿，并根据市场物价水平适时向公司报告调整餐饮标准。
⑵、按公司的福利计划。组织员工在20xx年度参加一次体检，一次联欢活动、一次旅游以及组织一些由基层员工参与的娱乐活动，争取为重点工作岗位及特殊工种员工买一份意外保险。
⑶、制定出20xx年度员工福利计划
⑷、适当增加员工娱乐设施，提高员工的生活舒适度，增强凝聚力。
第二部分：行政后勤保障计划
行政、后勤事务管理工作是公司日常运营的重要保障,古有:“兵马未动,粮草先行”的兵家古训，为了确保公司日常运营的需要，人事行政部就20xx年度行政、后勤工作目标是：狠抓服务意识，提高服务水平和能力，降低成本。建立一支高素质的后勤保障队伍，为提高市场管理水平，创造良好条件及强有力的保证，以下就具体工作规划如下：
一、餐饮服务改善：
1、费用精打细算：
从原材料采购入手，督促食堂采购员，以最低的价格购买质的原料，确保有限的经费，限度的用到每个员工的餐饮上，在采购中，人事行政部随时抽查菜金的使用情况及原材料物价，及时调整采购策略，降低原材料采购成本，防止各种贪污腐化的现象发生。
2、供应品种花样翻新：
在食物供应方面，要制定科学合理的食谱，食谱予以公示，营养兼顾均衡、健康，口味以川、粤、湘菜为主，加强早餐的花样翻新。
3、加强食品卫生管理；
在原材料采购中，严格把握好原材料的质量关，决不能采购不新鲜的、变质的、腐烂的原材料，在采购文员验收的时候，对原材料进行第二次检查，对不合格的原材料及时退换，确保原材料的新鲜，在操作过程中要求厨师做到生、熟分开，冷、热分开，各种原材料要严格清洗并消毒。严禁将变质、变味的剩饭剩菜提供给员工食用。食堂人员要定期体检，确保健康。
4、加强食堂卫生管理：
加强食堂卫生管理，每周对食堂环境卫生进行检查，重点部位要随时抽查，操作中严格要求做到：“一洗、二清、三消毒”，对烹饪用的器具及时清洗、消毒，确保器具无霉变、生锈。每日对食堂地板进行清洗，做到地板无积水，桌面无油渍。无鼠患、无蟑螂、无蚊蝇等。
5、做好防暑降温工作：
公司市场服务部员工工作条件较为艰苦，为了体现公司的人文关怀，在高温季节，重点对市场服务队员提供防暑降温的食物，如凉茶、绿豆汤等清暑类的汤类，每周不得少于两次。
6、食堂费用预算：(略)
二、宿舍管理加强：
1、从制度上完善对宿舍的管理：
对宿舍管理制度及宿舍公约进行检讨，对不适合的部分及时修订，对一些个别的现象，具体要求，让每一位入住公司宿舍的员工遵守公司的宿舍管理制度，绝对禁止各种黄、赌、毒的现象发生。
2、加强基础设施建设：
在经过公司批准后，对公司宿舍的硬件设施进行改善，增加一些必要的设施,确保员工住得舒心、愉快。
3、倡导节约
节约是中华民族的传统美德倡导节约的风尚，教育员工节约使用水、电、气，减少铺张浪费。
三、加强资产管理：
1、对固定资产管理：
人事行政部将积极配合好财务部资产管理员做好固定资产管理、转移、调拨、报废等工作。
2、办公用品管理：
办公用品要严格要求交旧领新制度，控制采购量，对在使用中不慎丢失的办公文具，自行负责购买，所有耗材使用要得当，合理，消耗有异常时，人事行政部要查明原因，并采取相应措施。
3、其它物资管理：
电工物资、以及其它物资，根据市场发展的及维修情况，有计划的适时采购供应各种材料。
四、采购策略改进：
1、采购制度的完善：
（1）、各部门在设备、材料等物资采购时，首先要编制采购计划，必须以严肃的态度，高度的责任感，本着急需、实用、节约的原则申购。
（2）、在采购工作中，要根据采购计划，有组织，有目的的进行采购工作要坚持产品质量第一、价格优惠的原则，争取做到“少花钱、多办事、办好事”
（3）、500元以上的大宗采购一律由集团采购部安排采购，采购文员应及时跟进采购部采购物资的价格、质量等，如果不能做到优质优价，要及时与集团采购部协商解决办法。
（4）、物资采购到位后，各种验收、质保手续完善，经仓库管理员验收后，采购员要及时报销，冲抵借支。
2、采购方法的改进：
（1）、招标采购：
对定点采购供应商、大宗采购供应商必须有三家以上的报价，根据实际需求，对供应商在质量、服务、信用等方面进行综合评估从性价比的供应商处采购的一种方式。
（2）、询价采购：
一般物资的采购，在咨询三家以上的供应商，而且不需要采用招标方式的情况下，只要供应商报出最低的价格，就即行采购的方式。
（3）竞争性谈判：
在大型设备采购过程中，必须有三家以上的报价，必须招标，必须通过技术谈判、商务谈判的方式，遵循实用、低成本的原则，从性价比的供应商处采购的一种采购方式。
（4）、定向采购：
对长期供应我公司文具、电工材料、食品等供应商，在同行业中质量可靠，信誉较好的，随时抽查证明性价比的供应商，可与供应商签订战略合作协议，长期合作定向采购。
五、建立良好的外部合作关系：
定期与医院、人才市场、工商税务、治保会、派出所、村委、计划生育管理办公室等政府机关、协作单位沟通、交流，建立良好的公共合作关系。
六、完善行政管理体系，配合好公司的经营战略目标的实现：
1、服务体系的建立：
（1）、加强员工的服务理念培训，增强员工的服务至上的思想意识。
（2）、加强服务质量建设，完善客户投诉，跟踪处理的及时有效。
（3）、做好员工服务技能的考核，定期对公司各部门的服务技能及水平检讨，奖优罚劣，不断提高公司整体的服务质量及水平。
2、安全管理体系的完善：
（1）、对公司员工开展安全教育，让员工了解安全经营的重要性，始终把安全工作放在第一位，严防各种事故的发生，树立安全就是效益的观念。
（2）、督促市场服务部对市场消防安全进行检查，严查消防隐患，做好消防预案，杜绝各种火灾事件的发生。
（3）、了解周边治安形势，对市场治安形势进行评估，督促市场服务部做好市场治安事件处置预案。
3、企业文化体系的完善：
（1）、从细节入手，改善员工的生活、工作条件，为员工提一个良好的工作、生活环境。
（2）、树立主人翁精神，教育员工以公司为家，不断提升员工对公司的忠诚度。
（3）、健全公司的各种规章制度，建立良好的公司管理氛围，保证制度执行的公平、公正。树立以制度标准管人，以制度标准做事的良好风气。
（4）、加强公司上下级之间的沟通交流，建立融洽的上下级关系，
（5）、组织员工参加公司的各种文体活动，增加企业的凝聚力。
七、配合集团内部，做好集团相关后勤事务处理：
积极配合好集团内部各公司相关部门，做好宿舍管理，车辆管理、餐饮服务，以及其它各项行政后勤事务。
以上是人事行政部20xx年度工作计划，请各级领导批评指正，20xx年将是公司发展中更加辉煌的一年，人事行政部在公司各级领导的正确指导下，通过人事行政部全体员工的共同努力，在公司各部门的大力配合下，人事行政工作将迎来一个新的起点，也将在20**年中取得不凡的业绩

档案月度工作计划表

一、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
二、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
三、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
四、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
4、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。
5、结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
五、档案的利用
1、公司档案借阅。
(1)公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《机密文件借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
(2)外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。
2、档案借阅的最长期限为一周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、公司档案只有公司内部人员可以复制，复制者都要填写《机密文件复制单》，报主管人员批准后，方可复制。其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准;受控文档的借阅要由总经理签字批准。
4、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究当事人责任。
5、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经总经理批准才能摘抄或复制。
6、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
7、不准转借，必须专人专用。
8、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
六、档案销毁管理
1、对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。
2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。
3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

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